Dữ liệu thông tin khách hàng là một trong những tài sản quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên để lấy những dữ liệu đó và sắp xếp, quản lý sao cho khoa học thì không phải ai cũng biết. Việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại không thể xem thường bởi nó sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động marketing, chăm sóc khách hàng và có sự ảnh hưởng, tác động đến doanh thu của doanh nghiệp trên thị trường.

Vậy cụ thể hệ thống quản lý khách hàng là gì? Đâu là cách quản lý hệ thống khách hàng hiệu quả nhất. Hãy tham khảo ngay thông tin qua bài viết dưới đây. 

Khái Niệm Về Hệ Thống Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng.

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng được hiểu là giải pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và giao tiếp với khách hàng thông qua hệ thống. Nhờ đó giúp việc quản lý thông tin cá nhân, nhu cầu, liên lạc,…đạt hiệu quả hơn để phục vụ khách hàng trở nên tốt hơn. Vậy nên việc quản lý khách hàng sẽ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp

Đặc Điểm Của Hệ Thống Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Là Gì.

CRM được biết đến là phương pháp giúp doanh nghiệp xử lý các mối quan hệ khách hàng. Nói cách khác, CRM là chiến lược bao gồm những kế hoạch rõ ràng và chi tiết. 

Có thể nói chiến lược CRM được biết là chiến lược căn bản cho mọi chiến lược khác nhằm để tổ chức. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải đáp ứng để tạo ra việc làm duy trì và mở rộng mối quan hệ với khách hàng của mình. Đây chính là mục tiêu mà tổ chức đều được xem là không đáp ứng cho tổ chức đó.

Thứ hai, CRM được xem là giải pháp toàn diện khi CRM không chỉ dành riêng cho hoạt động kinh doanh hay marketing cũng không cần chịu trách nhiệm với những bộ phận chăm sóc khách hàng trong tổ chức hay phòng IT. Từ đó có thể hiểu, CRM chính là chiến lược được đưa ra và thực hiện liên quan tới những phòng ban, bộ phận từ phía doanh nghiệp.

Thứ ba, chúng ta có thể tạo, duy trì và mở rộng bởi nó mang ý nghĩa rất lớn. Điều này liên quan đến toàn bộ chu kỳ cũng như hành vi mua hàng của khách hàng. Khi bạn thực hiện chiến lược CRM cần được phân tích dữ liệu, khách hàng và hành vi của họ. Từ những thông tin này bạn có thể hiểu và dự đoán được hành vi mua hàng từ khách hàng sao cho tốt nhất. 

Vai Trò Của Hệ Thống Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng.

Đối với khách hàng.

Hệ thống giữ vai trò rất quan trọng để sẵn sàng chăm sóc khách hàng với những dịch vụ tốt nhất. Vậy nên cần dựa vào  những sở thích, mong muốn, nhu cầu của khách hàng để mang lại những hiệu quả tốt nhất. Từ đó có thể góp phần thúc đẩy mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp để khách hàng được hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của mình.

Đối với doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể lưu giữ thông tin về khách hàng của mình bởi đây là những thông tin cần thiết cho mỗi doanh nghiệp khi nó tiến hành phân tích và đưa ra những cơ hội kinh doanh cho khách hàng. CRM cũng giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng trung thành và khách hàng cũ cao.

Đối với nhà quản lý.

CRM giúp việc quảng bá sản phẩm, thương hiệu được nhanh chóng, tiết kiệm hơn. Ngoài ra CRM còn là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên kinh doanh hiệu quả và tập trung nhất. Doanh nghiệp bạn có thể so sánh với tình hình kinh doanh hiện tại và quá khứ để tìm ra chiến lược phù hợp nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện ra những khó khăn cũng như những vấn đề để đưa ra hướng giải quyết kịp thời nhất.

Đối với nhân viên kinh doanh.

CRM là môi trường làm việc lý tưởng để tạo nên môi trường hết sức tập trung. Là nơi chia sẻ những thông tin tốt dựa vào dữ liệu khách hàng được lưu trữ trước đó. Bên cạnh đó, crm cho phép nhân viên có thể liên hệ kịp thời để chăm sóc khách hàng. Tạo nên những uy tín cho khách hàng và giữ chân khách hàng được hiệu quả hơn.

Cách Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Khách Hàng.

Bước 1: Cần thu thập thông tin khách hàng.

Doanh nghiệp bạn sẽ có rất nhiều cách khác nhau để thu thập nguồn dữ liệu từ khách hàng như: các website, tổ chức sự kiện được tổ chức bởi doanh nghiệp, các cuộc thi, đơn hàng,… Tuy nhiên, bạn cũng nên nhớ rằng, đối thủ của bạn cũng đang ráo riết làm điều này. Thậm chí, có nhiều bên họ còn đầu tư sử dụng phần mềm thu thập thông tin để gia tăng tập thông tin khách hàng, tiết kiệm thời gian và sức lao động của nhân viên. 

Tuy nhiên, để bắt đầu chiến dịch khai thác thông tin khách hàng, bạn cần nhớ:

• Trường hợp thông tin nào bạn cần tập trung để khai thác và thu thập?
• Bạn cần sắp xếp dữ liệu như thế nào để hợp lý nhất?
• Mọi thông tin, dữ liệu khách hàng được bảo vệ như thế nào?
• Khách hàng có nắm bắt được thông tin mà họ đang lưu trữ hay không?
• Mọi phương pháp thu thập dữ liệu cần được tuân thủ luật pháp và quy định của quốc gia.
• Bạn sẽ sử dụng nguồn thông tin đó để làm gì và như thế nào?

Bước 2: Cần phân tích hệ thống thông tin khách hàng.

Khi có được danh sách thông tin, bạn hãy chuyển đến bộ phận xử lý để nhằm mục đích phân tích số liệu. Quy trình này sẽ bao gồm nhiều bước nhỏ gồm: phân loại thông tin thành các trường, sàng lọc nhóm khách hàng tiềm năng, nhóm khách hàng mới, nhóm khách hàng trung thành, khách hàng mới,…tìm hiểu nhu cầu và hành vi có ảnh hưởng đến quyết định quay lại của từng khách hàng.

Ngoài ra, bạn cùng nắm được lý do vì sao khách hàng không quay lại. Khi bạn càng đào sâu và khai thác triệt để những giá trị dữ liệu thì doanh nghiệp sẽ càng có lợi thế bán hàng và cạnh tranh so với đối thủ.

Bước 3: Quản lý dữ liệu khách hàng. 

Một bước tiếp theo rất quan trọng đó là quản lý tất cả hệ thống thông tin khách hàng doanh nghiệp. Từ đó có thể xây dựng dữ liệu một cách khoa học và chi tiết nhất. Sẽ phụ thuộc vào từng nhu cầu và quy mô dữ liệu doanh nghiệp khác nhau mà doanh nghiệp sẽ có có những biện pháp lưu trữ khác nhau. 

Tại Sao Nên Sử Dụng CRM Để Quản Lý Hệ Thống Thông Tin Khách Hàng?

Nếu lựa chọn quản lý dữ liệu theo cách truyền thống doanh nghiệp sẽ gặp khá nhiều vấn đề như: thất thoát dữ liệu, khó kiểm soát, quản lý thông tin dữ liệu,….Tuy nhiên, việc lựa chọn sử dụng CRM đã giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trên. Và đây cũng là cách quản lý khách hàng hiệu quả mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Mọi thông tin liên quan tới khách hàng đều được lưu trữ tự động trên hệ thống EZSale. Nhân viên có thể trực tiếp gọi điện trên app mà không cần thực hiện nhiều quy trình thủ công như trước. 

Mặt khác, nội dung mọi cuộc gọi giữa nhân viên và khách hàng cũng sẽ được ghi âm lại. Nhờ đó người quản lý có thể nắm được kịch bản đội ngũ sale đang chăm sóc. Ngoài ra, người quản lý cũng nắm bắt được những ưu – nhược điểm của nhân viên để đưa ra những kịch bản chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý đội ngũ nhân viên Telesale của mình. Dễ dàng trong việc phân công, kiểm soát quy trình và tình trạng làm việc của từng nhân viên. Từ đó, tiết kiệm được phần lớn thời gian trong việc quản lý công việc thủ công như trước.

Kết Luận.

Với nhiều ưu điểm vượt trội trên có thể thấy CRM đã giúp doanh nghiệp có được hệ thống quản lý khách hàng hiệu quả và dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu sử dụng CRM để có hệ thống quản lý khách hàng hiệu quả thì đừng ngần ngại liên hệ ngay cho EZSale để được tư vấn và giải đáp mọi vấn đề thắc mắc ngay hôm nay nhé!