Bạn đang kinh doanh nhưng chưa biết cách quản lý khách hàng sao chi hiệu quả? Vậy thì đừng bỏ qua những thông tin và phần mềm quản lý khách hàng hiệu quả, giúp việc lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng được hiệu quả qua bài viết mà EZSale đã tổng hợp dưới đây. 

Quản Lý Khách Hàng Là Gì?

Quản lý khách hàng được biết là giải pháp hiệu quả khi giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc tiếp cận và tương tác với khách hàng. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được thông tin của khách hàng. Ngoài ra chăm sóc, cung cấp những dịch vụ phù hợp để  tăng chất lượng kinh doanh cho doanh nghiệp.

Quản lý khách hàng là nhiệm vụ quan trọng có sự ảnh hưởng lớn đến doanh thu của doanh nghiệp. Lý do bởi khách hàng chính là người tạo ra lợi nhuận, mang lại những giá trị cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp không có khách hàng đồng nghĩa sẽ không thể tồn tại được. Bởi vậy, việc chăm sóc và tạo nên những mối quan hệ tốt với khách hàng là điều cần thiết.

Quản Lý Khách Hàng Tiềm Năng.

Khách hàng tiềm năng là gì?

Khách hàng tiềm năng là đối tượng có nhu cầu sử dụng sản phẩm ở hiện tại hoặc tương lai. Không giống với những khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm. Khách hàng tiềm năng là những người chưa sẵn sàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ. Ngược lại họ sẽ cần thời gian để tìm hiểu thông tin trước khi đưa ra lựa chọn sử dụng.

Phương pháp quản lý khách hàng tiềm năng.

Quản lý khách hàng tiềm năng là việc doanh nghiệp sẽ sử dụng những hệ thống, giải pháp để tạo ra khách hàng mới. Thông thường nó sẽ được điều hành qua nhiều chương trình, chiến dịch khác nhau.

Khi quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả doanh nghiệp sẽ có những lợi thế trong cạnh tranh. Nhờ đó có thể chủ động giao tiếp và phục vụ khách hàng trở nên tốt nhất có thể.

Tiêu chí đánh giá khách hàng tiềm năng.

Sẽ có 2 tiêu chí đánh giá khách hàng tiềm năng doanh nghiệp có thể tận dụng như:

+ Kiếm tra họ có phải là khách hàng mục tiêu đã đưa ra hay không?

Dữ liệu khách hàng là yếu tố cực kỳ quan trọng khi giúp doanh nghiệp xác định được chính xác đâu là khách hàng tiềm năng của họ. Thông thường dữ liệu khách hàng sẽ gồm những thông tin như: sở thích, ngành nghề, vị trí địa lý…

+ Hành vi của họ có giống với khách hàng mục tiêu đưa ra không?

Bạn cần nắm được yếu tố dẫn đến thành công từ các giao dịch khách hàng và doanh nghiệp. Hãy đưa ra danh sách những câu hỏi cho từng đối tượng. Nhờ đó bạn có thể tiết kiệm thời gian khi khảo sát những yếu tố thành công đó. Sử dụng biểu mẫu sẽ là cách đơn giản để bạn có được dữ liệu khách hàng. Từ đó đưa ra những tiêu chí đánh giá chính xác khách hàng tiềm năng.

Lý Do Doanh Nghiệp Cần Quản Lý Khách Hàng Khi Kinh Doanh?

Cạnh tranh trong kinh doanh hiện nay không phải là vấn đề quá xa lạ. Việc khách hàng ít trung thành với một thương hiệu, doanh nghiệp là điều không còn bất ngờ. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp bạn biết cách tạo nên một cơ sở quản lý khách hàng hiệu quả sẽ giúp việc kinh doanh chiếm nhiều ưu thế hơn trên thị trường.

Trong quá trình quản lý khách hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận ra được hành vi, thái độ của khách hàng. Qua đó, sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định được khách hàng tiềm năng cũng như đưa ra những ưu đãi kịp thời đến họ. Nhờ đó có thể củng cố lòng tin và sự trung thành từ khách hàng.

Đặc biệt, nhờ thói quen mua sắm, doanh nghiệp có thể nắm được đâu là sản phẩm/dịch vụ được ưa chuộng, sản phẩm nào không để phân phối,…có như vậy, nguồn kinh phí đầu tư mới được tối ưu.

Vậy nên, hiện nay để việc quản lý khách hàng được tốt hơn, nhiều nhà phát triển công nghệ đã cho ra đời phần mềm quản lý khách hàng khác nhau để việc nắm bắt thông tin khách hàng dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

Doanh Nghiệp Nhận Được Gì Khi Quản Lý Khách Hàng Hiệu Quả.

Xây dựng chính xác chân dung khách hàng mong muốn.

Với những khách hàng đã lựa chọn sử dụng sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cần có cho mình những chiến lược quản lý thật tốt. Bởi nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ hiểu và nắm bắt được rõ nét những thói quen, sở thích, nhu cầu mong muốn,…của khách hàng. Qua đó, việc xây dựng chính xác chân dung khách hàng trở nên dễ dàng hơn. Góp phần nâng cao hiệu quả quá trình kinh doanh đạt chất lượng hơn. 

Thiết lập mối quan hệ với khách hàng.

Khi thiết lập mối quan hệ khách hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được lòng tin cũng như uy tín trong mắt khách hàng. Không những vậy, việc thiết lập mối quan hệ với khách cũng sẽ là cơ hội để giữ chân khách hàng trung thành được lâu hơn.

Doanh thu được nâng cao.

Khi quản lý khách hàng, doanh nghiệp sẽ hiểu được những tình trạng đơn hàng ở từng giai đoạn. Từ đó, việc tìm ra những chiến lược hiệu quả để thuyết phục khách hàng sẽ dễ dàng hơn. Điều này có sự ảnh hưởng và góp phần rất lớn trong việc gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Những Trở Ngại Gặp Phải Khi Quản Lý Thông Tin Khách Hàng.

Việc quản lý thông tin khách hàng là điều không hề dễ dàng, rất nhiều doanh nghiệp đã gặp phải nhiều vấn đề khó khăn. Cụ thể như:

Phân tán dữ liệu.

Vấn đề tổng hợp thông tin khách hàng sẽ gặp khá nhiều khó khăn. Nguyên nhân là bởi mỗi nhân viên sẽ nắm giữ những thông khách hàng họ phụ trách. Bởi vậy, thông tin khách hàng sẽ có sự phân tán. Tạo nên những khó khăn cho người quản lý có cái nhìn bao quát nhất để đánh giá về tệp khách hàng doanh nghiệp.

Tốn thời gian.

Khi dữ liệu có sự phân tán đồng nghĩa doanh nghiệp sẽ cần khá nhiều thời gian để có thể tổng hợp thông tin của khách. Nhất là với những doanh nghiệp lớn, tệp thông tin khách hàng nhiều thì việc tổng hợp sẽ cần tốn nhiều thời gian hơn rất nhiều.

Không kịp thời để chia sẻ thông tin.

Khi doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng bị phân tán, việc chia sẻ thông tin sẽ diễn ra thủ công gây nên sự chậm trễ. Dẫn đến việc không đạt được yêu cầu tức thời trong những tình huống quan trọng.

Lỗi chất lượng và thu thập dữ liệu.

Đây là lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải khi sở hữu nhiều cửa hàng, chi nhánh. Nó xuất phát từ việc dữ liệu đầu vào bị sai sót ở các cửa hàng, chi nhánh,…do vậy tính chính xác của dữ liệu doanh nghiệp bị ảnh hưởng.

Không kịp phản hồi thông tin khách hàng nhanh chóng.

Lý do là việc doanh nghiệp phản hồi khách hàng một cách thủ công và không có bất kỳ công cụ nào hỗ trợ. Bạn cần hiểu, một ngày doanh nghiệp cần tương tác với rất nhiều khách hàng. Vậy nên sẽ không tránh khỏi việc phản hồi chậm cũng như bỏ sót thông tin khách hàng.

Những Lưu Ý Đặc Biệt Cần Quan Tâm Khi Quản Lý Khách Hàng.

Để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả doanh nghiệp cần chú ý đến những nguyên tắc sau:

Thông tin khách hàng cần được chọn lọc đạt chuẩn.

Bạn cần xác định được đâu là những thông tin quan trọng và cần thiết ngay lúc ban đầu. Có như vậy bạn sẽ không cần mất nhiều thời gian và công cụ để quản lý những khách hàng không liên quan. Một số thông tin bạn cần thu thập gồm: sở thích, thói quen tiêu dùng, thu nhập,… 

Mọi thông tin cần được bảo mật an toàn.

Bảo mật thông tin được xem là nghĩa vụ của doanh nghiệp và quyền lợi của khách hàng. Bởi vậy đây chính là lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp với đối thủ.

Tuy nhiên, có khá nhiều doanh nghiệp hiện nay không chú ý đến vấn đề này. Cụ thể, nhiều doanh nghiệp họ thường quản lý khách hàng thủ công trên excel, google drive. Bởi vậy dẫn đến thông tin khách hàng bị rò rỉ ra bên ngoài khá lớn mỗi khi nhân viên nghỉ việc.

Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp có thể nghiên cứu để sử dụng những công cụ lưu trữ chuyên nghiệp hơn nhằm đáp ứng được vấn đề bảo mật được an toàn hơn.

Thấu hiểu được khách hàng mình mong muốn gì.

Khi thấu hiểu khách hàng, doanh nghiệp sẽ biết được mình cần làm gì để khiến khách hàng hài lòng. Vậy nên nhân viên bán hàng cần nghiên cứu kỹ hồ sơ, những phản hồi và khiếu nại từ khách hàng. Mặt khác, việc lắng nghe nhu cầu và mong muốn từ khách hàng cũng đóng vai trò rất quan trọng cần được quan tâm. 

Quan tâm đến việc đào tạo nội bộ.

Đây là vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Khi sở hữu một đội ngũ nhân sự chất lượng sẽ là tiền đề để doanh nghiệp phát triển vững chắc, Nhất là khi công tác đào tạo đội ngũ kinh doanh và chăm sóc khách hàng cần được chú trọng bởi họ là người tiếp xúc cũng như tạo ấn tượng trực tiếp đến khách hàng.

Quy Trình Quản Lý Khách Hàng Chuẩn Cần Quan Tâm.

Để việc quản lý các dữ liệu của khách hàng được suôn sẻ và hiệu quả, bạn nên thực hiện theo quy trình các bước EZSale chia sẻ dưới đây:

Cần thu thập đầy đủ thông tin khách hàng.

Bạn cần nắm rõ và xác định được cơ sở dữ liệu mọi thông tin đến khách hàng. Những thông tin đó sẽ bao gồm: thông tin cá nhân, nghề nghiệp, tài chính,… Khi việc thu thập thông tin được đầy đủ và chất lượng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu, hành vi khách hàng. Qua đó sẽ có những chính sách cải thiện chất lượng và phù hợp cho từng đối tượng.

Xây dựng dữ liệu khách hàng.

Khi sự phát triển của công nghệ ngày càng lớn, mỗi dữ liệu khách hàng được thu thập sẽ được lưu giữ trên toàn bộ hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Mọi cơ sở dữ liệu khách hàng sẽ được doanh nghiệp quản lý tập trung và khai thác trên toàn hệ thống. 

Với nhiều doanh nghiệp, khách hàng cũng có thể cung cấp mã khách hàng và nhân viên quản lý khách hàng truy cập, tìm hiểu mọi thông tin giao dịch của khách hàng này.

Phân tích và lựa chọn khách hàng mục tiêu.

Để xác định được khách hàng mục tiêu từ những thông tin được thu thập, bạn cần chú ý phân tích và làm rõ những nội dung sau:

• Hệ thống đánh giá, xếp hạng từ khách hàng.
• Thông tin khách hàng, thông tin doanh nghiệp và chủ sở hữu doanh nghiệp.
• Công việc của khách hàng, thu nhập trung bình là bao nhiêu,…
• Vị trí địa lý của khách hàng.
• Cách hoạt động kinh doanh của khách hàng.

Từ những thông tin trên, doanh nghiệp có thể tạo ra những giá trị cho từng thời điểm. Ngoài ra cũng có thể thay đổi để phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh. Tất cả những dữ liệu trên sẽ được tổng hợp, sắp xếp để xác định nhóm khách hàng phù hợp có khả năng mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Quản lý dữ liệu.

Doanh nghiệp cần chú ý đến việc quản lý dữ liệu khách hàng sao cho hiệu quả. Bởi nguồn dữ liệu đó có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai. 

Với nguồn dữ liệu này khách hàng cần nâng cao quản lý và giám sát nhằm tránh rủi ro. Những dữ liệu này sẽ được doanh nghiệp dùng để điều chỉnh hoạt động kinh doanh. Mục đích sao cho phù hợp nhất với nhu cầu khách hàng, tối ưu nguồn lực, tiết kiệm ngân sách,…

Biết cách tận dụng hiệu quả cơ sở dữ liệu khách hàng.

Khi môi trường kinh doanh diễn ra gay gắt, việc doanh nghiệp cần chủ động phân chia khách hàng chi tiết là cần thiết. Điều này sẽ tạo được sự hiệu quả trong quan hệ khách hàng.

Doanh nghiệp cần tập hợp những dữ liệu về khách hàng đang giao dịch, những khách hàng cũ không còn giao dịch, đặc điểm giao dịch của họ trước đây, vì sao họ ngừng giao dịch,…để có những điều chỉnh và cải tiến phù hợp nhất.

Bên cạnh đó khi phân loại khách hàng nhờ vào: nhu cầu, thói quen, sở thích,..cũng khiến doanh nghiệp quản lý khách hàng của mình tốt hơn khi đưa ra những chương trình chăm sóc phù hợp.

Giải Pháp Giúp Doanh Nghiệp Quản Lý Khách Hàng Hiệu Quả.

Việc tìm kiếm và lựa chọn những phần mềm quản lý khách hàng hiện nay được khá nhiều doanh nghiệp chú trọng và quan tâm khi hình thức quản lý truyền thống mang lại khá nhiều khó khăn và bất cập.

Một trong những giải pháp được chú ý và lựa chọn hiện nay đó chính  là sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM tại EZSale. Với những ưu điểm, đây được biết là phần mềm quản lý thông tin khách hàng có nhiều lợi ích:

• Khả năng tự động giao việc, giao khách hàng, phân chia KPI phù hợp với từng năng lực của nhân viên sale. Ngoài ra có thể đánh giá năng lực của nhân viên cũng như hiệu quả kinh doanh dựa trên báo KPI và kết quả làm việc.
• Mọi chi tiết về những cuộc gọi tương tác với khách hàng sẽ được cập nhật realtime. Người quản lý hoàn toàn có thể nghe mọi cuộc gọi đã diễn ra giữa nhân viên và khách hàng. Nhờ đó, vấn đề mất thông tin cũng sẽ không còn diễn ra. Người quản lý cũng dễ dàng nhận ra những sai sót trong kịch bản. Điều này giúp điều chỉnh và đào tạo nhân viên hiệu quả hơn.
• Tính năng báo cáo vị trí giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên. CRM có thể xác định được chính xác vị trí làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, thiết bị thông minh cần có kết nối mạng để việc chấm công được thuận tiện hơn.

Lời Kết.

Vấn đề quản lý khách hàng đối với doanh nghiệp là điều rất quan trọng giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng được những nhu cầu khách hàng và có chiến lược kinh doanh phát triển kịp thời. Vậy nên EZSale mong rằng với bài viết trên bạn sẽ có thêm cho mình những kiến thức hữu ích để có cho mình thêm những lựa chọn phù hợp và chính xác nhất.