Khi môi trường kinh doanh diễn ra ngày càng gay gắt và khốc liệt thì việc doanh nghiệp phải tìm ra cách quản trị để kinh doanh hiệu quả, chiếm ưu thế hơn so với đối thủ cùng ngành là điều cần thiết. Và một trong số những yếu tố cần quan tâm để giải quyết vấn đề trên đó chính là chú ý quản lý khách hàng hiệu quả.

Vậy quản lý khách hàng là gì? Đâu là quy trình chuẩn để mang lại hiệu quả? Vì sao crm lại được sử dụng rộng rãi. Hãy cùng EZSale tham khảo ngay thông tin qua bài viết dưới đây.

Quản Lý Khách Hàng Là Gì?

Quản lý khách hàng được biết là giải pháp giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận, giao tiếp cũng như tương tác với khách hàng hiệu quả nhất. Từ đó có thể nắm bắt được thông tin người mua, đưa ra chiến lược chăm sóc phù hợp để nâng cao chất lượng kinh doanh hiệu quả nhất.

Đối với một doanh nghiệp, việc quản lý khách hàng được xem là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng khi ảnh hưởng lớn tới vấn đề kinh doanh. Vậy nên bên cạnh việc thu thập,  tìm kiếm và duy trì mối quan hệ khách hàng thì việc quản lý chất lượng những dữ liệu cần có là điều cần được chú trọng.

Những Tiêu Chí Đánh Giá Khách Hàng Tiềm Năng.

Để nhận biết đâu là khách hàng tiềm năng, dưới đây sẽ là 2 tiêu chí đánh giá doanh nghiệp bạn có thể tận dụng để xác định giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Cụ thể:

Đánh giá khách hàng tiềm năng có phải là khách hàng mục tiêu đã đưa ra hay không?

Mọi thông tin về khách hàng sẽ là yếu tố rất quan trọng để doanh nghiệp xác định được chính xác khách hàng tiềm năng của mình. Những dữ liệu khách hàng có thể gồm: ngành nghề, vị trí, tài chính khách hàng,…

Hành vi khách hàng tiềm năng có giống với khách hàng mục tiêu mong muốn?

Doanh nghiệp cần nắm được đâu là yếu tố mang lại thành công từ những giao dịch của khách hàng với doanh nghiệp. Với việc đưa ra danh sách những câu hỏi khác nhau cho từng đối tượng khách hàng bạn có thể tiết kiệm được thời gian trong việc khảo sát. Một biểu mẫu thu thập sẽ là cách đơn giản để thu thập dữ liệu khách hàng. từ đó có thể đánh giá được các tiêu chí chính xác về khách hàng tiềm năng.

Những Quy Trình Quản Lý Khách Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp.

Cần chú ý thu thập thông tin khách hàng.

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý khách hàng đó là cần nắm bắt, cập nhật và thu thập thông tin khách hàng. Đó có thể là những thông tin cá nhân, tuổi, giới tính, nghề nghiệp,…Bất kỳ những thông tin nào có thể giúp ích được cho hoạt động kinh doanh của bạn.

Khi thông tin thu thập được càng chi tiết và đầy đủ thì công việc sẽ được diễn ra càng suôn sẻ. Và đây được coi là bước đầu quan trọng để nắm bắt được nhu cầu của khách để đưa ra những chính sách hiệu quả và hấp dẫn đến với khách hàng.

Xây dựng nên cơ sở dữ liệu khách hàng vững chắc.

Nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, dữ liệu khách hàng sẽ giúp lưu trữ, quản lý thông tin ngay trên hệ thống. Nhờ vậy mà thông tin khách hàng được quản lý tập trung, thống nhất trên một nền tảng duy nhất. 

Đối với một số doanh nghiệp, khách hàng sẽ được cung cấp mã khách hàng riêng. Và nhân viên sẽ dùng mã đó để tìm hiểu lịch sử giao dịch của khách hàng.

Hãy phân tích và lựa chọn đúng khách hàng mục tiêu.

Để phân tích và xác định được rõ đâu là khách hàng mục tiêu trong số tập thông tin khổng lồ được thu thập được bạn cần: 

Xây dựng hệ thống đánh giá xếp hạng khách hàng. 

• Doanh nghiệp cần phân loại thông tin khách hàng cá nhân và khách hàng tập thể, doanh nghiệp.
• Nghề nghiệp, thu nhập trung bình của khách hàng trong một tháng?
• Khách hàng có hoạt động kinh doanh gì không?

Biết cách tận dụng hiệu quả cơ sở dữ liệu khách hàng.

Doanh nghiệp cần biết cách phân chia nhóm khách khách hàng cẩn thận và chi tiết nhất. Bởi có như vậy mới mang tính hiệu quả trong việc quản lý khách hàng. Khi phân chia khách hàng dựa vào nhu cầu, thói quen, sở thích,…sẽ giúp việc quản lý trở nên tốt hơn. Mặt khác doanh nghiệp cũng sẽ chủ động đưa ra những chính sách chăm sóc phù hợp và hiệu quả. 

Phân bổ vị trí địa lý của khách hàng.

Mọi thông tin khách hàng đều có thể thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào tình hình của họ trong địa bàn, cơ sở kinh doanh. Vậy nên dữ liệu thông tin thuộc về khách hàng cần được tổng hợp và sắp xếp lại. Nhờ đó bạn sẽ dễ dàng tìm được nhóm khách hàng có quy mô lớn nhất, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Quản lý dữ liệu hiệu quả và chất lượng nhất.

Doanh nghiệp cần quản lý tốt dữ liệu khách hàng bởi đây là những thông tin quý báu, cần thiết trong tương lai. Bởi vậy mọi dữ liệu về khách hàng cần được quản lý, giám sát chặt chẽ…Bên cạnh việc phân tích đối tượng mục tiêu thì sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh tốt các hoạt động kinh doanh để phù hợp với thị hiếu khách hàng.

Cách Giúp Doanh Nghiệp Quản Lý Khách Hàng Hiệu Quả.

Sử dụng Excel để quản lý khách hàng.

Đây là cách quản lý thông tin khách hàng phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi:

Ưu điểm:

• Excel là phương pháp rất dễ sử dụng và hầu như phù hợp với bất kỳ ai. Vậy nên doanh nghiệp không cần dành quá nhiều thời gian để hướng dẫn, đào tạo nhân viên trong quá trình sử dụng.
• Mọi thông tin được lưu trên file sẽ dễ dàng được tùy chỉnh. Bạn hoàn toàn có thể thêm, bớt thông tin hoặc sửa bất kỳ dữ liệu nào theo ý muốn.

Bên cạnh nhiều ưu điểm thì đây vẫn là giải pháp có nhiều nhược điểm khi dữ liệu của doanh nghiệp sở hữu thông tin lớn. 

Nhược điểm:

• Dữ liệu sẽ được sửa xóa dễ dàng. Trong trường hợp nếu bạn không cài pass khi sử dụng file hoặc chọn chế độ hạn chế chỉnh sửa,….thì mọi dữ liệu sẽ bị chỉnh sửa mà bạn không thể kiểm soát được. Chưa kể, khi việc quản lý không tốt sẽ dễ dẫn đến việc rò rỉ thông tin quan trọng ra bên ngoài.
• Việc lưu trữ khá cồng kềnh mỗi khi bạn muốn cập nhật thêm thông tin khách hàng. Thông thường bạn sẽ phải copy sang 1 file khác để chắc chắn, sau đó đưa lên kho dữ liệu chung. Từ đó, sẽ có vô số file được tạo ra khiến dữ liệu không những nặng mà còn khó khăn trong việc xác định đâu là file chính xác nhất. 
• Dữ liệu khách hàng khó để tra cứu: Khi số lượng file danh sách ngày càng nhiều thì việc tìm kiếm sẽ rất mất thời gian. Chưa kể việc khách hàng lỡ tay xóa mất hoặc nhân viên quên lưu khi làm xong công việc.

Vậy nên có thể thấy đây là giải pháp phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng thông tin khách hàng ít. Còn ngược lại, khi doanh nghiệp bạn có quy mô lớn, nhu cầu quản lý cao thì có thể cân nhắc giải pháp công nghệ dưới đây.

Sử Dụng Phần Mềm Để Quản Lý Khách Hàng Tốt Nhất.

Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng là giải pháp luôn được khuyến khích doanh nghiệp sử dụng. Nguyên nhân bởi so với những phương pháp thủ công thì những hệ thống quản lý khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót và mang lại hiệu quả cao hơn.

Một trong những giải pháp quản lý khách hàng tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay đó chính là hệ thống CRM tại EZSale bởi:

• Người quản lý dễ dàng trong việc nắm bắt thông tin khách hàng của mình. Nhờ đó đưa ra được chiến lược kinh doanh và tiếp cận hiệu quả bởi khả năng thu thập, lưu trữ và đồng nhất dữ liệu về một nền tảng duy nhất. 
• Khả năng tự động giao việc, giao khách hàng, phân chia KPI sao cho phù hợp nhất với năng lực của từng nhân viên. Ngoài ra, dựa vào những kết quả báo cáo người quản lý có thể nắm được năng lực và hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
• Mọi chi tiết về cuộc gọi với khách hàng sẽ được ghi âm đầy đủ. Nhờ vậy người quản lý nắm bắt được thông tin cuộc gọi để đưa ra kịch bản phù hợp nhất cũng như chiến lược đào tạo nhân viên sao cho phù hợp nhất.
• Thông tin về trang thái khách hàng cũng sẽ được cập nhật liên tục giúp sales dễ dàng theo dõi được quá trình mua của khách để có những phương án chăm sóc khách hàng phù hợp và hiệu quả.

Kết Luận

Qua bài viết trên bạn đã có thêm kiến thức để hiểu quản lý khách hàng là gì? Lý do doanh nghiệp cần quản lý hiệu quả khách hàng của mình? Cách để quản lý tốt nhất? Hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ lựa chọn và có cho mình cách vận hành tốt nhất để việc kinh doanh trở nên thuận lợi, hiệu quả nhất.