Data khách hàng chính là nguồn tài nguyên quý giá của mỗi doanh nghiệp. Việc quản lý thông tin khách hàng chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp thành công trong việc kinh doanh. Vậy làm sao để có thể quản lý thông tin khách hàng hiệu quả và tránh các rủi ro. Hãy cùng tìm hiểu với EZSale thông qua bài viết dưới đây nhé!

Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Là Gì?

Data khách hàng là gì?

Trước khi tìm hiểu về quản lý thông tin khách hàng là gì thì hãy cùng EZSale tìm hiểu về thông tin khách hàng nhé. 

Data khách hàng (hay còn được gọi là dữ liệu khách hàng) là các thông tin và dữ liệu liên quan đến khách hàng của một doanh nghiệp. Data khách hàng sẽ bao gồm các thông tin: tên, số điện thoại, địa chỉ, sở thích, nhu cầu… Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin khách hàng để phát triển các chiến lược cũng như quản lý mối quan hệ với khách hàng của mình. 

Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Việc quản lý thông tin khách hàng sẽ đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc phát triển bền vững của mình. Vậy quản lý thông tin khách hàng sẽ là gì?

Quản lý thông tin khách hàng chính là quá trình thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích và quản lý data khách hàng của doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về khách hàng của mình. Để từ đó tăng cường mối quan hệ với khách hàng và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Những Lưu Ý Khi Quản Lý Thông Tin Khách Hàng

Xác định mục đích của việc thu thập thông tin khách hàng

Doanh nghiệp sẽ cần phải xác định được mục đích thu thập thông tin khách hàng để làm gì. Để từ đó biết được doanh nghiệp mình đang cần những thông tin nào từ khách hàng. Việc đó sẽ giúp việc thu thập thông tin khách hàng trở nên chính xác và nhanh chóng hơn. 

Có rất nhiều thông tin có thể thu thập nhưng không phải thông tin nào của khách hàng cũng quan trọng với doanh nghiệp. Nó sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: mục đích của doanh nghiệp, đặc thù của sản phẩm/dịch vụ…

Lưu ý về việc bảo mật thông tin của khách hàng

Việc giữ cho thông tin của khách hàng được bảo mật tuyệt đối chính là nghĩa vụ của doanh nghiệp. Đồng thời đó cũng là quyền lợi của mỗi khách hàng khi cung cấp thông tin của mình. Bảo mật thông tin tốt doanh nghiệp sẽ được đánh giá cao. Và khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng với doanh nghiệp hơn.

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các công cụ lưu trữ thông tin khách hàng để bảo mật thông tin, tránh việc lộ và đánh cắp thông tin.

Lưu ý việc đào tạo cho nhân viên tư vấn, chăm sóc khách hàng

Nhân viên tư vấn và nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ là những người tiếp xúc thường xuyên với khách hàng. Vậy nên họ sẽ cần phải được đào tạo bài bản để có thể để lại ấn tượng tốt cho khách hàng. Nhờ đó, lấy được những thông tin cần thiết từ khách hàng về cho doanh nghiệp.

Đội ngũ nhân viên sẽ cần phải có quy trình quản lý thông tin khách hàng cụ thể và những tiêu chuẩn khi làm việc với khách hàng. Nên giữ thái độ như thế nào, nên cung cấp những thông tin nào cho khách hàng…

Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Thông Tin Khách Hàng

Quản lý dữ liệu khách hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ các thông tin của khách hàng cũng như nhu cầu sở thích của họ. Dựa vào đó doanh nghiệp có thể tùy chỉnh chiến lược của mình sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng hơn.

Bên cạnh đó, việc quản lý thông tin hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Doanh nghiệp có thể sử dụng những thông tin: số điện thoại, email… để tiếp cận khách hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp tăng tương tác với khách hàng. Giúp cho khách hàng cảm thấy được sự quan tâm của doanh nghiệp.

Ngoài ra, còn giúp doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ chăm sóc tốt hơn đến cho khách hàng. Giữ chân được khách hàng hiện tại và tìm kiếm được thêm khách hàng mới.

Các Bước Giúp Doanh Nghiệp Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Hiệu Quả

Bước 1: Tiến hành thu thập thông tin khách hàng

• Xác định thông tin cần thu thập của khách hàng: tên, số điện thoại, sở thích, nhu cầu…
• Tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: website, email, landing page, mạng xã hội…
• Lấy thông tin khách hàng cung cấp thông qua: đăng ký nhận tư vấn, đặt hàng, tham gia chương trình khuyến mại…

Bước 2: Lưu trữ thông tin khách hàng

• Lưu trữ thông tin khách hàng trên hệ thống, các phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng.
• Đảm bảo sự chính xác, đầy đủ của thông tin khách hàng.
• Tiến hành điều chỉnh và cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên.

Bước 3: Phân tích và khai thác thông tin khách hàng

• Tiến hành phân tích và khai thác dữ liệu khách hàng. Từ đó, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và hành vi mua hàng của khách hàng.
• Dùng một số công cụ xử lý dữ liệu để có thể đưa ra các báo cáo, thống kê. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng thể về khách hàng của mình.

Bước 4: Bảo mật thông tin khách hàng

• Sử dụng biện pháp để bảo mật dữ liệu. Để có thể đảm bảo an toàn thông tin cho khách hàng. Tránh để lộ thông tin của khách hàng ra bên ngoài.
• Thực hiện quy trình kiểm tra bảo mật thông tin thường xuyên để bảo đảm được tính bảo mật. Và đáp ứng các quy định về bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp.

Phần Mềm Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Trong thời đại 4.0 hiện nay, toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được doanh nghiệp lưu trữ, quản lý bởi các phần mềm, hệ thống hỗ trợ. Một trong số đó có thể kể tới hệ thống CDP + SmartCallCenter của EZSale.

Khác với cách làm thủ công, khi sử dụng hệ thống CDP doanh nghiệp sẽ quản lý thông tin một cách chính xác và nhanh chóng. Mọi thông tin của khách hàng được tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như: website, email, zalo… Những thông tin khách hàng này sẽ được chuyển đổi và lưu trữ theo một cách khoa học. 

Bên cạnh đó, hệ thống còn có tính năng tự động giao việc cho nhân viên theo đúng năng lực của họ. Từ đó, doanh nghiệp sẽ chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. Giúp doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ bất kỳ khách hàng nào.

Thông tin của khách hàng sẽ được hệ thống lưu trữ một cách nhất quán. Đội ngũ telesale có thể gọi điện trực tiếp trên app một cách đơn giản, không tốn quá nhiều thời gian. Không chỉ vậy, phần mềm còn cập nhật trạng thái khách hàng. Dựa vào đó, nhân viên tư vấn có thể theo dõi quá trình mua hàng của khách hàng và có những cách tư vấn phù hợp hơn. 

Ngoài ra, mọi cuộc gọi giữa nhân viên với khách hàng đều sẽ được ghi lại. Doanh nghiệp có thể nghe lại bất kỳ cuộc trò chuyện nào. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát được chất lượng cuộc gọi, điều chỉnh những sai sót.

Kết Luận

Việc quản lý thông tin khách hàng hiệu quả sẽ là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Data khách hàng được sử dụng một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Hy vọng bài viết này có thể cung cấp cho doanh nghiệp hiểu hơn về cách quản lý thông tin khách hàng đạt được hiệu quả cao. 

Nếu doanh nghiệp bạn còn bất cứ thắc mắc gì về phần mềm quản lý thông tin khách hàng thì đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với EZSale qua Hotline: 0981 549 988 nhé!