Đối với việc kinh doanh thì thông tin của khách hàng chính là một tài nguyên vô giá. Việc quản lý dữ liệu khách hàng sẽ là nhiệm vụ hàng đầu của các doanh nghiệp. Vậy, quản lý thông tin khách hàng là gì mà lại là chìa khoá để giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trên thị trường? Hãy cùng EZSale đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

Định Nghĩa Về Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Là Gì?

Quản lý thông tin khách hàng có thể hiểu là việc hệ thống, thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin, quản lý các tương tác với khách hàng. Để từ đó có thể cải thiện trải nghiệm khách hàng và đáp ứng nhu cầu của họ.

Từ những hoạt động quản lý thông tin đó, doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Giúp doanh nghiệp cung cấp những dịch vụ tốt hơn và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Quản lý dữ liệu khách hàng sẽ bao gồm: các thông tin về nhân khẩu học, sở thích, nhu cầu, các phương thức liên hệ… 

Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Mang Lại Lợi Ích Gì Cho Doanh Nghiệp?

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì việc quản lý thông tin khách hàng hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích:

• Giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý khách hàng. Để từ đó tiếp cận với họ dễ dàng và hiệu quả hơn. Và gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
• Dựa vào các thông tin có được sẽ giúp doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm/dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Nhờ đó nâng cao được năng lực cạnh tranh hơn so với đối thủ.
• Giúp doanh nghiệp duy trì, giữ chân được khách hàng trung thành. Đồng thời, gia tăng các cơ hội tiếp cận khách hàng mới.
• Mang thương hiệu đến gần hơn với khách hàng. Từ đó giúp các hoạt động marketing trở nên hiệu quả hơn.

Những Lưu Ý Để Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Hiệu Quả

Doanh nghiệp cần phải thấu hiểu được nhu cầu của khách hàng

Doanh nghiệp sẽ cần thực sự thấu hiểu nhu cầu của khách hàng. Họ đang mong muốn cái gì từ sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp sẽ cần tiến hành nghiên cứu và phân tích lại toàn bộ dữ liệu, lịch sử đánh giá, tương tác của khách hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch phát triển kinh doanh. Cũng như chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Cần phải bảo mật thông tin của khách hàng một cách an toàn

Doanh nghiệp sẽ luôn phải bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng. Bảo mật chúng một cách an toàn và tuyệt đối. Từ đó doanh nghiệp sẽ được khách hàng đánh giá cao hơn và nhận được sự hài lòng hơn so với đối thủ của mình.

Hiện nay vẫn còn một số doanh nghiệp lưu trữ, quản lý thông tin bằng cách thủ công. Dẫn tới tình trạng thông tin bị lộ, rò rỉ ra bên ngoài. Vậy nên, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ lưu trữ thông tin của khách hàng. Để từ đó tránh việc đánh cắp và lộ thông tin. Và đây cũng sẽ là một cách quản lý thông tin hiệu quả cho doanh nghiệp.

Đào tạo quản lý dữ liệu khách hàng cho nhân sự

Việc đào tạo cách quản lý thông tin khách hàng cho nhân viên của doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Giúp doanh nghiệp tránh khỏi các tổn thất trong trường hợp nhân viên xóa nhầm dữ liệu khách hàng.

Việc đào tạo nhân viên quản lý thông tin của khách hàng còn giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả tiếp cận khách hàng mục tiêu. Mang lại cho khách hàng những ấn tượng tốt. Cũng như trải nghiệm tốt trong quá trình mua và sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Những Rủi Ro Gặp Phải Khi Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Theo Cách Thủ Công

Dữ liệu của khách hàng bị phân tán, khó kiểm soát

Việc quản lý thông tin khách hàng thủ công trên các sổ sách, excel, google sheets lộn xộn sẽ khiến cho thông tin của khách hàng thu thập được khó kiểm soát. Mỗi thông tin của khách hàng bị phân tán ở một nơi. Vì thế mà doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc tổng hợp, đối chiếu và so sánh thông tin của khách hàng.

Khó chọn lọc trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Việc thông tin bị phân tán, không được phân loại sẽ khiến doanh nghiệp khó khăn hơn trong việc khai thác khách hàng. 

Với quá nhiều thông tin hỗn độn, không được cập nhật đầy đủ sẽ khiến việc quản lý thông tin bế tắc. Việc đó khiến cho doanh nghiệp bỏ sót thông tin khách hàng. Vì thế mà bỏ lỡ mất những khách hàng thực sự tiềm năng với doanh nghiệp. Với những khách hàng có nhu cầu mà không được đáp ứng kịp thời, họ sẽ chọn lựa doanh nghiệp khác.

Rủi ro trong việc bảo mật thông tin khách hàng của doanh nghiệp

Lưu trữ thông tin bằng các tệp tin văn bản thường sẽ không được bảo mật. Và thông tin của khách hàng có thể dễ dàng bị đánh cắp. 

Dữ liệu không được bảo mật đúng cách dẫn tới những người không có quyền truy cập có thể sử dụng thông tin đó cho nhiều mục đích. Như gửi thư rác, gọi điện quảng cáo, lừa đảo… Hoặc bán thông tin cho bên thứ ba. Việc rò rỉ thông tin sẽ gây ảnh hưởng rất xấu tới doanh nghiệp và khách hàng. 

Rủi ro về mặt thời gian và nguồn lực 

Với cách quản lý thông tin này, doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian cũng như nguồn lực của mình. Hầu hết thông tin sẽ được xử lý bằng thao tác thủ công và việc làm báo cáo, phân tích dữ liệu sẽ rất khó khăn và tốn nhiều thời gian. 

Một khi dữ liệu bị phân tán, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thêm những bước sàng lọc. Việc này sẽ tiêu tốn thêm nhiều nguồn lực cũng như thời gian của doanh nghiệp. Từ đó mà bỏ lỡ cơ hội đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Quản Lý Thông Tin Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp Với Phần Mềm Quản Lý Thông Tin Khách Hàng

Việc quản lý dữ liệu theo cách thủ công đã khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro. Và có những ảnh hưởng xấu tới việc kinh doanh. Chính vì vậy, phần mềm quản lý thông tin khách hàng đã ra đời. Có thể nói đây là cách quản lý thông tin khách hàng hiệu quả để khắc phục những rủi ro kể trên.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý để doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng. Một trong số đó chính là CRM của EZSale. Lựa chọn CRM sẽ mang lại cho doanh nghiệp lợi ích như:

• Quy trình làm việc đơn giản: Đội ngũ Telesale dễ dàng thực hiện các cuộc gọi với khách hàng ngay trên app, mọi công việc cá nhân sẽ được quản lý; không cần take – note thủ công, giấy tờ phức tạp như cách làm truyền thống trước. Mọi thao tác sẽ được đơn giản giúp tối ưu thời gian hơn rất nhiều. 

• Đánh giá tiến độ, KPI minh bạch: với khả năng tự đánh giá năng lực của nhân viên. Hệ thống sẽ tự động giao việc, phân chia KPI phù hợp từng nhân viên. Giúp tối đa hóa năng suất làm việc cho Sales
• Ghi âm cuộc gọi: doanh nghiệp có thể nghe lại các cuộc gọi, tương tác giữa nhân viên và khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát được cuộc gọi tốt hơn.
• Chấm công thông minh và linh hoạt: CRM có thể xác định được chính xác vị trí làm việc của nhân viên giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, thiết bị thông minh cần có kết nối mạng để việc chấm công được thuận tiện hơn.

Kết Luận

Quản lý thông tin khách hàng là gì và có những rủi ro nào, những lưu ý nào khi triển khai quản lý dữ liệu? Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp bạn đã có thể hiểu rõ hơn về nó. Quản lý thông tin khách hàng an toàn, hiệu quả sẽ giúp ích cho doanh nghiệp phát triển hơn trong thị trường cạnh tranh khốc liệt. Vậy nên việc sử dụng các phần mềm để quản lý dữ liệu khách hàng chính là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp bạn đang có bất cứ thắc mắc gì về phần mềm quản lý thông tin khách hàng thì đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với EZSale qua Hotline: 0981 549 988 để nhận được tư vấn sớm nhất nhé!