CRM EZSale – Giải pháp tối ưu quản trị nhân sự & chăm sóc khách hàng đa dịch vụ trong thẩm mỹ viện cao cấp

Trong thị trường thẩm mỹ cạnh tranh khốc liệt, khách hàng không chỉ tìm kiếm một dịch vụ đẹp hơn mà còn đòi hỏi trải nghiệm toàn diện — từ chất lượng chuyên môn, sự an toàn, cho đến quy trình chăm sóc tận tâm và cá nhân hóa. Đây là thách thức lớn đối với các cơ sở cung cấp nhiều loại hình dịch vụ khác nhau.

Thẩm mỹ viện Mộc Linh sở hữu hệ thống dịch vụ làm đẹp đa dạng, đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của khách hàng, bao gồm cả các dịch vụ thẩm mỹ xâm lấn như chỉnh sửa mắt, mũi, tạo hình môi, độn cằm, thẩm mỹ khuôn mặt, thẩm mỹ tầng sinh môn; và các dịch vụ không xâm lấn như chăm sóc da, trị nám, triệt lông, trẻ hóa, phun xăm… Sự phức tạp này đòi hỏi cơ cấu nhân sự phải đa dạng, từ bác sĩ phẫu thuật thẩm mỹ, kỹ thuật viên chuyên ngành, đến tư vấn viên và lễ tân.

Sự đa dạng trong dịch vụ và nhân sự khiến việc quản lý trở nên phức tạp: từ phân ca, sắp xếp lịch điều trị đến quản lý hồ sơ và đồng bộ thông tin đều rất khó khăn. Nếu không có hệ thống quản trị hiệu quả, nguy cơ chồng chéo, bỏ sót lịch hẹn hay thiếu thống nhất dữ liệu là rất lớn.

Để khắc phục, Mộc Linh lựa chọn EZSale CRM như giải pháp trọng tâm, vừa chuẩn hóa quy trình nhân sự, vừa theo dõi trọn vòng đời khách hàng, đảm bảo đội ngũ vận hành đồng bộ và dịch vụ luôn giữ chuẩn cao cấp.

CRM giúp ích gì cho công việc kinh doanh của Mộc Linh?

1. QUẢN LÝ NHÂN SỰ/CÔNG VIỆC CHUYÊN SÂU – TỐI ƯU HIỆU SUẤT MỖI VỊ TRÍ

1.1 Phân quyền theo vai trò

EZSale cho phép Mộc Linh xây dựng cơ chế phân quyền chi tiết cho từng vị trí với cơ cấu nhân sự đa dạng:

• Bác sĩ thẩm mỹ: phụ trách dịch vụ xâm lấn (mắt, mũi, môi, cằm, khuôn mặt, tầng sinh môn).
• Kỹ thuật viên: chăm sóc da, điều trị công nghệ cao, phun xăm,…
• Tư vấn viên: tiếp nhận và tư vấn giải pháp cá nhân hóa theo tình trạng khách hàng.
• Lễ tân: quản lý, tiếp nhận thông tin lịch hẹn, đón tiếp, điều phối ban đầu.

Mỗi tài khoản chỉ truy cập thông tin cần thiết cho công việc, đảm bảo bảo mật dữ liệu khách hàng và tránh nhầm lẫn khi thao tác.

1.2 Quản lý lịch làm việc & phân ca hợp lý

• CRM EZSale thiết lập và theo dõi toàn bộ lịch làm việc, lịch nghỉ, lịch phẫu thuật hoặc điều trị của từng nhân sự → Việc đặt lịch cho khách luôn được đồng bộ với tình trạng sẵn sàng của bác sĩ hoặc kỹ thuật viên.
• Hệ thống tự động cảnh báo khi lịch khách trùng với ca nghỉ hoặc khi bác sĩ/kỹ thuật viên đang thực hiện dịch vụ khác → Giúp loại bỏ tình trạng trùng lịch, hủy lịch phút chót, vốn rất nhạy cảm trong ngành thẩm mỹ cao cấp.

1.3 Tự động giao việc ngay khi khách đặt lịch

• Khi khách đặt lịch qua hotline, fanpage hoặc form online, CRM sẽ tự động phân loại dịch vụ: 

Ví dụ: khách chọn dịch vụ nâng mũi cấu trúc sẽ được phân thẳng đến bác sĩ phẫu thuật mũi và tư vấn viên chuyên mảng phẫu thuật; khách chọn “triệt lông” sẽ được chuyển tới kỹ thuật viên laser. Mọi bộ phận đều nhận thông báo ngay lập tức để chuẩn bị trước hồ sơ và quy trình.

• Tư vấn viên nhận thông tin kèm lịch sử điều trị, giúp cuộc tư vấn chính xác và cá nhân hóa.
• Toàn bộ lịch hẹn cùng thông tin cá nhân, tình trạng sức khỏe và vấn đề của khách hàng sẽ được tự động phân bổ và cập nhật vào nhiệm vụ của lễ tân, tư vấn viên và bác sĩ/kỹ thuật viên, theo đúng quy trình xử lý trong Module nhân sự phụ trách case khách hàng.

1.4 Báo cáo hiệu suất theo từng vị trí

Ban quản lý có thể theo dõi chi tiết hiệu quả làm việc của từng nhân sự:

• Số ca điều trị/ngày/tuần/tháng/nhân sự.
• Tỉ lệ khách hàng hài lòng hoặc quay lại.
• Tốc độ phản hồi của tư vấn viên.
• Thời gian trung bình xử lý mỗi ca.
• Doanh thu theo dịch vụ và nhân sự phụ trách.

Giá trị mang lại: Mộc Linh có thể điều chỉnh nhân sự kịp thời, tối ưu hiệu suất nhân sự và gia tăng hiệu quả vận hành toàn bộ thẩm mỹ viện.

Phần mềm CRM cho ngành Spa, Thẩm mỹ

2. QUẢN LÝ & CSKH THEO VÒNG ĐỜI DỊCH VỤ 

2.1 Quản lý khách hàng theo loại dịch vụ & người phụ trách

Mỗi khách hàng được tạo hồ sơ trực tuyến gồm:

• Mã khách hàng, thông tin cá nhân, vấn đề khách hàng, nhu cầu thẩm mỹ.
• Dịch vụ đã sử dụng (xâm lấn/không xâm lấn).
• Lịch sử tương tác, kênh tương tác, nhân sự tư vấn.
• Người phụ trách: bác sĩ, kỹ thuật viên, tư vấn viên,…
• Trạng thái: khách tiềm năng/đang điều trị/khách tái sử dụng dịch vụ.

Nhờ vậy, CRM giúp theo dõi sát hành trình của khách từ lúc tư vấn, thực hiện, chăm sóc sau dịch vụ đến các lần tái khám. 

2.2 Phân loại khách hàng theo nhu cầu và giai đoạn

Khách hàng được tự động phân nhóm theo điều kiện, thẻ tag:

• Dịch vụ đã sử dụng (nâng mũi, độn cằm, trẻ hóa da…).
• Giai đoạn hiện tại (tư vấn, hẹn phẫu thuật, tái khám, bảo hành).

2.3 AI đề xuất kịch bản chăm sóc cá nhân hóa

Hệ thống AI phân tích dữ liệu điều trị và hành vi khách hàng để tự động đề xuất các kịch bản chăm sóc được cá nhân hóa:

• Nhắn tin hỏi thăm tình trạng sau 1–3–7 ngày làm dịch vụ.
• Hẹn lịch tái khám, tái chăm sóc dựa trên loại hình thẩm mỹ đã thực hiện.
• Đưa ra các ưu đãi hoặc dịch vụ liên quan để khai thác thêm nhu cầu.
• Gửi hướng dẫn chăm sóc sau điều trị.

Tự động gửi tin nhắn Zalo/ZNS, SMS hoặc cuộc gọi, đảm bảo khách hàng cảm thấy được quan tâm đúng lúc, gợi ý dịch vụ/sản phẩm đúng nhu cầu.

2.4 Kích hoạt chiến dịch ReMKT & giới thiệu khách hàng mới

Thông qua dữ liệu chăm sóc, EZSale tự động phân loại khách hàng thành các nhóm: khách tiềm năng, khách hàng đang sử dụng dịch vụ, khách tái sử dụng dịch vụ mới, khách được giới thiệu từ khách hàng cũ. Từ đó, hệ thống hỗ trợ triển khai các chiến dịch ReMKT chính xác, đồng thời khuyến khích khách hàng hài lòng giới thiệu thêm người mới, tạo ra vòng lặp tăng trưởng bền vững.

2.5 Báo cáo Marketing – Phân tích hiệu quả & tối ưu chiến dịch

• Thống kê nguồn khách: Facebook Ads, Google Ads, khách giới thiệu, khách cũ quay lại.
• Phân tích tỷ lệ chuyển đổi theo từng kênh & dịch vụ.
• Xác định dịch vụ có tỉ lệ quay lại cao → tập trung quảng bá để tăng doanh thu.

Giá trị mang lại: Nhờ việc quản lý dữ liệu khách hàng, bộ phận marketing và CSKH dễ dàng triển khai các chiến dịch nhắm đúng đối tượng, từ upsell dịch vụ liên quan đến mời khách tái khám định kỳ.

—————————-

KẾT LUẬN

Việc ứng dụng hệ thống EZSale CRM tích hợp tổng đài và quản trị vận hành đã giúp Thẩm mỹ viện Mộc Linh không chỉ tinh gọn bộ máy quản lý nhân sự đa chuyên môn mà còn nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng trên mọi dịch vụ.

• Sau 3 tháng triển khai, Mộc Linh ghi nhận tỷ lệ khách quay lại tăng 60%, thời gian xử lý thông tin giảm 40% và doanh thu từ khách hàng cũ tăng 40% nhờ các chiến dịch chăm sóc & khai thác nhu cầu bằng AI. Toàn bộ quy trình từ tư vấn, điều trị đến tái chăm sóc đều được đồng bộ, giúp đội ngũ vận hành trơn tru, dịch vụ duy trì chuẩn cao cấp và trải nghiệm khách hàng luôn ở mức tối ưu.

Bạn cũng đang quản lý thẩm mỹ viện, spa?
Hãy để EZSale giúp bạn đơn giản hóa vận hành và tăng trưởng bền vững ngay từ hôm nay!
📩 Đăng ký Demo miễn phí ngay!