FREE 30+ Mẫu Kịch Bản Chăm Sóc Khách Hàng Qua Tin Nhắn

Mỗi tin nhắn gửi đi không chỉ là lời nhắc hay thông báo đơn thuần mà còn là sợi dây kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Cùng với đó, việc sử dụng các mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tối ưu trải nghiệm và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Trong bài viết dưới đây, EZSale sẽ giới thiệu đến bạn hơn 30+ mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn theo từng trường hợp, từng ngành nghề phổ biến, giúp bạn dễ dàng lựa chọn và ứng dụng khi chăm sóc khách hàng!

Lợi ích của việc sử dụng mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn

Lợi ích của việc sử dụng kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn

• Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả: Thay vì phải soạn từng tin nhắn thủ công, nhân viên có thể sử dụng sẵn các mẫu kịch bản cho từng tình huống cụ thể, đảm bảo phản hồi nhanh chóng và hiệu quả. Không chỉ giúp khách hàng có được thông tin ngay lập tức, mà còn tạo sự nhất quán trong cách giao tiếp, từ đó xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
• Xây dựng lòng tin và sự hài lòng của khách hàng: Mỗi tin nhắn chăm sóc khách hàng, dù là một lời nhắc nhở về đơn hàng, hay lời chào đón khách hàng mới, đều là cơ hội để tạo dựng lòng tin. Một kịch bản chăm sóc khách hàng tốt sẽ không chỉ truyền tải thông điệp mà còn khơi dậy sự quan tâm và cảm giác được trân trọng ở khách hàng. 
• Tối ưu hóa quy trình và dễ dàng quản lý: Các doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều có thể quản lý và kiểm soát việc giao tiếp với khách hàng một cách dễ dàng. Các mẫu kịch bản có thể được tùy chỉnh phù hợp với từng tình huống cụ thể, giúp nhân viên chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng và chuyên nghiệp, ngay cả khi khối lượng công việc tăng cao.

Các loại mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn phổ biến

Các loại mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn phổ biến

1. Kịch bản tin nhắn chào đón khách hàng mới

Khi khách hàng mới đăng ký dịch vụ hoặc lần đầu sử dụng sản phẩm, việc gửi một tin nhắn chào đón tạo cảm giác thân thiện và chuyên nghiệp. Mẫu kịch bản này thường bao gồm lời chào mừng, giới thiệu nhanh về dịch vụ và hướng dẫn cần thiết. Một tin nhắn chào đón tốt sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi bắt đầu tương tác với thương hiệu.

Ví dụ:

“Xin chào [Tên Khách Hàng]! Cảm ơn bạn đã chọn [Tên Thương Hiệu]! Chúng tôi rất vui khi được đồng hành cùng bạn. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào nhé!”

2. Kịch bản thông báo về chương trình khuyến mãi

Các chương trình khuyến mãi thường là cơ hội tuyệt vời để tiếp cận và chăm sóc khách hàng hiện tại. Một tin nhắn thông báo về khuyến mãi, nếu được soạn thảo cẩn thận và đúng thời điểm, có thể gia tăng doanh thu đáng kể. Tin nhắn nên thể hiện sự hấp dẫn của ưu đãi mà không làm phiền khách hàng.

Ví dụ: 

“Đừng bỏ lỡ! [Tên Sản Phẩm] của chúng tôi hiện đang giảm giá 20% từ nay đến [Ngày Kết Thúc Khuyến Mãi]. Hãy nhanh tay đặt hàng qua link [Link Đặt Hàng]. Cảm ơn bạn đã luôn ủng hộ chúng tôi!”

3. Kịch bản gửi tin nhắn nhắc nhở

Một trong những cách chăm sóc khách hàng hiệu quả là gửi những lời nhắc nhở kịp thời. Những tin nhắn này có thể dùng để nhắc nhở khách hàng về lịch hẹn, đơn hàng đang vận chuyển, hoặc những sự kiện mà họ đã đăng ký tham gia. 

Kịch bản gửi tin nhắn nhắc nhở nên ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, và bao gồm các thông tin chi tiết như thời gian, địa điểm (nếu cần), và cách liên hệ hỗ trợ nếu khách hàng có câu hỏi.

Ví dụ: 

“Chào [Tên Khách Hàng], đây là lời nhắc cho lịch hẹn của bạn tại [Tên Thương Hiệu] vào [Thời Gian/Ngày]. Đừng quên đến sớm để chúng tôi có thể phục vụ bạn chu đáo nhất nhé!”

Lời nhắc này không chỉ giúp khách hàng không bỏ lỡ cuộc hẹn hoặc đơn hàng mà còn thể hiện sự chu đáo của doanh nghiệp trong việc quan tâm đến trải nghiệm của họ.

4. Kịch bản chăm sóc sau bán hàng

Chăm sóc khách hàng không kết thúc sau khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ; đó là lúc doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn để thể hiện lòng biết ơn và sẵn sàng hỗ trợ nếu khách hàng gặp vấn đề. Những tin nhắn chăm sóc sau bán hàng giúp duy trì mối quan hệ, tăng cường mức độ hài lòng và tạo điều kiện để khách hàng trở lại mua hàng trong tương lai. 

Trong tin nhắn chăm sóc sau bán hàng, doanh nghiệp có thể gửi lời cảm ơn, cung cấp thông tin hỗ trợ thêm, hoặc khuyến khích khách hàng liên hệ nếu có bất kỳ thắc mắc nào.

Ví dụ:

“Cảm ơn bạn đã mua sắm tại [Tên Thương Hiệu]! Chúng tôi hy vọng bạn hài lòng với sản phẩm. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về sản phẩm, hãy gọi ngay cho chúng tôi tại [Số Điện Thoại Hỗ Trợ] nhé!”

Kịch bản chăm sóc sau bán hàng không chỉ giúp khách hàng cảm thấy mình được quan tâm mà còn góp phần tạo dựng lòng trung thành với thương hiệu, thúc đẩy khách hàng quay lại trong những lần tiếp theo.

Mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn chi tiết theo từng Trường hợp cụ thể

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể cho từng loại mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn, được chia theo từng tình huống phổ biến:

Mẫu kịch bản chăm sóc khách qua tin nhắn chi tiết theo từng Trường hợp cụ thể

Mẫu kịch bản chào đón khách hàng mới

Ví dụ 1: “Xin chào [Tên Khách Hàng]! Cảm ơn bạn đã chọn [Tên Thương Hiệu]! Để có trải nghiệm tốt nhất, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng sản phẩm tại [Link Hướng Dẫn]. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần bất kỳ sự hỗ trợ nào nhé!”

Ví dụ 2: “Chào mừng bạn đến với [Tên Thương Hiệu]! Chúng tôi rất vui khi bạn gia nhập gia đình của chúng tôi. Để bắt đầu, hãy khám phá các sản phẩm và ưu đãi đặc biệt dành riêng cho bạn tại [Link Ưu Đãi]. Rất mong được đồng hành cùng bạn!”

Mẫu kịch bản thông báo khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt

Ví dụ 1: “Tưng bừng khuyến mãi! Chỉ trong 3 ngày tới, bạn sẽ nhận ngay ưu đãi 20% khi mua hàng tại [Tên Thương Hiệu]. Truy cập ngay [Link Mua Hàng] để không bỏ lỡ nhé. Thời gian có hạn, đừng bỏ qua cơ hội!”

Ví dụ 2: “Kỷ niệm 5 năm thành lập, [Tên Thương Hiệu] gửi đến bạn ưu đãi đặc biệt: giảm giá đến 30% cho tất cả các sản phẩm từ ngày [Ngày Bắt Đầu] đến [Ngày Kết Thúc]. Hãy là người đầu tiên hưởng ưu đãi này tại [Link Đặt Hàng]!”

Mẫu kịch bản xác nhận và nhắc nhở về đơn hàng

Ví dụ 1: “Chào [Tên Khách Hàng]! Đơn hàng của bạn đã được xác nhận và đang trong quá trình xử lý. Dự kiến sẽ được giao đến bạn vào [Ngày Dự Kiến]. Cảm ơn bạn đã tin tưởng chọn [Tên Thương Hiệu]!”

Ví dụ 2: “Xin chào [Tên Khách Hàng], đơn hàng của bạn đã được gửi đi! Bạn sẽ nhận được đơn hàng vào [Ngày Dự Kiến]. Để theo dõi tiến trình, vui lòng kiểm tra tại [Link Theo Dõi]. Cảm ơn bạn đã mua sắm cùng chúng tôi!”

Mẫu kịch bản chăm sóc sau mua hàng và hỗ trợ sau bán hàng

Ví dụ 1: “Cảm ơn bạn đã chọn [Tên Thương Hiệu]! Hy vọng bạn hài lòng với sản phẩm của chúng tôi. Để hỗ trợ sử dụng sản phẩm, bạn có thể truy cập [Link Hướng Dẫn]. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ chúng tôi qua hotline [Số Hotline].”

Ví dụ 2: “Chào [Tên Khách Hàng], cảm ơn bạn đã tin tưởng mua hàng tại [Tên Thương Hiệu]! Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ nếu bạn cần tư vấn hoặc gặp khó khăn khi sử dụng sản phẩm. Liên hệ ngay với chúng tôi tại [Số Hotline] nhé!”

Mẫu kịch bản hỗ trợ khách hàng với các câu hỏi thường gặp

Ví dụ 1: “Xin chào [Tên Khách Hàng], bạn có thể tham khảo những thông tin phổ biến tại trang FAQ của chúng tôi ở [Link FAQ] để giải đáp thắc mắc nhanh chóng. Nếu cần thêm hỗ trợ, hãy nhắn lại cho chúng tôi hoặc gọi số [Số Hotline].”

Ví dụ 2: “Chào [Tên Khách Hàng]! Để giúp bạn tìm câu trả lời nhanh nhất, chúng tôi đã tổng hợp các câu hỏi thường gặp tại đây: [Link FAQ]. Đừng ngần ngại nhắn lại nếu bạn cần hỗ trợ thêm nhé!”

Mẫu kịch bản xử lý khi có sự cố hoặc khiếu nại

Ví dụ 1: “Chào [Tên Khách Hàng], chúng tôi rất tiếc về sự cố mà bạn gặp phải. Đội ngũ của chúng tôi đã tiếp nhận thông tin và đang trong quá trình giải quyết. Bạn có thể yên tâm, chúng tôi sẽ thông báo tiến độ trong thời gian sớm nhất. Cảm ơn bạn đã thông cảm!”

Ví dụ 2: “Xin lỗi bạn vì trải nghiệm không như mong muốn tại [Tên Thương Hiệu]. Chúng tôi đã ghi nhận sự cố của bạn và sẽ liên hệ lại trong vòng 24 giờ để giải quyết triệt để. Cảm ơn bạn đã cho chúng tôi cơ hội để cải thiện dịch vụ.”

Mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn trong Ngành nghề khác nhau

Dưới đây là các mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn dành cho một số ngành nghề khác nhau. 

Mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn trong Ngành nghề khác nhau

1. Ngành Bán Lẻ

Mẫu kịch bản thông báo về chương trình khuyến mãi đặc biệt

“Chào [Tên Khách Hàng], hãy tận dụng ngay ưu đãi giảm giá 20% cho toàn bộ sản phẩm tại [Tên Thương Hiệu]! Đặt hàng ngay hôm nay để nhận ưu đãi qua link [Link Đặt Hàng]. Chỉ áp dụng đến [Ngày Kết Thúc]. Hẹn gặp bạn tại [Tên Thương Hiệu]!”

Mẫu kịch bản nhắc nhở về giỏ hàng bị bỏ quên

“Chào [Tên Khách Hàng], bạn quên chưa hoàn tất đơn hàng của mình tại [Tên Thương Hiệu]. Hãy quay lại để hoàn tất mua hàng và nhận ngay ưu đãi đặc biệt. Truy cập giỏ hàng tại đây: [Link Giỏ Hàng]. Cảm ơn bạn đã ghé thăm chúng tôi!”

2. Ngành Dịch Vụ Ăn Uống (Nhà hàng, quán cà phê)

Mẫu kịch bản xác nhận đặt bàn

“Xin chào [Tên Khách Hàng], chúng tôi đã xác nhận đơn đặt bàn của bạn tại [Tên Nhà Hàng] vào lúc [Thời Gian] ngày [Ngày]. Chúng tôi rất vui được đón tiếp bạn! Địa chỉ của chúng tôi: [Địa Chỉ]. Nếu có thay đổi, vui lòng liên hệ qua số [Số Điện Thoại].”

Mẫu kịch bản nhắc nhở về chương trình khách hàng thân thiết

“Chào [Tên Khách Hàng]! Đừng quên tích điểm mỗi lần ghé thăm [Tên Nhà Hàng]. Với mỗi 100 điểm, bạn sẽ nhận ngay ưu đãi giảm giá 15%. Hẹn gặp bạn trong lần tới để thưởng thức món ngon và tích điểm nhé!”

3. Ngành Y Tế (Phòng khám, bệnh viện)

Mẫu kịch bản nhắc lịch hẹn khám bệnh

“Xin chào [Tên Bệnh Nhân], đây là lời nhắc cho lịch hẹn của bạn tại phòng khám [Tên Phòng Khám] vào [Ngày/Thời Gian]. Vui lòng đến sớm 10 phút để làm thủ tục. Nếu bạn cần thay đổi lịch hẹn, hãy gọi [Số Điện Thoại].”

Mẫu kịch bản chăm sóc sau khám bệnh

“Chào [Tên Bệnh Nhân], chúng tôi hy vọng bạn đã có trải nghiệm tốt tại [Tên Phòng Khám]. Nếu có bất kỳ triệu chứng nào cần tư vấn, vui lòng gọi đến hotline [Số Hotline]. Chúc bạn mau chóng hồi phục!”

4. Ngành Bất Động Sản

Mẫu kịch bản nhắc nhở về lịch hẹn xem nhà

“Xin chào [Tên Khách Hàng], đây là lời nhắc cho lịch hẹn xem nhà của bạn tại [Địa Chỉ Bất Động Sản] vào lúc [Thời Gian] ngày [Ngày]. Chúng tôi rất mong được đón tiếp bạn và cùng tìm hiểu thêm về căn nhà này!”

Mẫu kịch bản chào mừng khách hàng sau khi đặt cọc

“Chào mừng bạn đến với gia đình [Tên Công Ty Bất Động Sản]! Cảm ơn bạn đã tin tưởng và chọn chúng tôi cho tổ ấm mới của mình. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về quy trình tiếp theo, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua số [Số Điện Thoại].”

5. Ngành Giáo Dục (Trung tâm đào tạo, trường học)

Mẫu kịch bản nhắc nhở về lịch học

“Xin chào [Tên Học Viên], đây là lời nhắc cho buổi học của bạn tại [Tên Trung Tâm/Trường] vào lúc [Thời Gian] ngày [Ngày]. Đừng quên mang theo tài liệu và thiết bị cần thiết nhé! Nếu có thay đổi, vui lòng báo lại cho chúng tôi qua số [Số Điện Thoại].”

Mẫu kịch bản thông báo về sự kiện hoặc hội thảo đặc biệt

“Chào [Tên Học Viên]! Trung tâm [Tên Trung Tâm] sắp tổ chức một hội thảo chuyên đề về [Chủ Đề] vào ngày [Ngày]. Bạn có thể đăng ký ngay để tham gia và khám phá kiến thức mới tại [Link Đăng Ký]. Rất mong được gặp bạn tại sự kiện!”

6. Ngành Tài Chính – Ngân Hàng

Mẫu kịch bản nhắc nhở thanh toán thẻ tín dụng

“Xin chào [Tên Khách Hàng], đây là lời nhắc nhở về khoản thanh toán thẻ tín dụng của bạn tại [Tên Ngân Hàng], kỳ hạn vào ngày [Ngày]. Vui lòng hoàn tất thanh toán để tránh phí phạt trễ hạn. Cảm ơn bạn!”

Mẫu kịch bản thông báo về sản phẩm tài chính mới

“Chào [Tên Khách Hàng], [Tên Ngân Hàng] xin giới thiệu sản phẩm mới [Tên Sản Phẩm] với ưu đãi lãi suất hấp dẫn. Để biết thêm chi tiết, vui lòng truy cập [Link Sản Phẩm] hoặc gọi đến hotline [Số Hotline]. Chúc bạn một ngày tốt lành!”

7. Ngành Du Lịch (Công ty lữ hành, khách sạn)

Mẫu kịch bản xác nhận đặt phòng khách sạn

“Chào [Tên Khách Hàng], cảm ơn bạn đã chọn [Tên Khách Sạn]! Chúng tôi xác nhận đặt phòng của bạn từ [Ngày Bắt Đầu] đến [Ngày Kết Thúc]. Nếu có thay đổi, vui lòng báo lại trước 24 giờ qua số [Số Điện Thoại]. Hẹn gặp bạn!”

Mẫu kịch bản nhắc nhở lịch khởi hành tour du lịch

“Xin chào [Tên Khách Hàng]! Hành trình của bạn tới [Địa Điểm Du Lịch] sẽ bắt đầu vào [Ngày Khởi Hành]. Vui lòng có mặt tại điểm đón trước 15 phút. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ [Số Điện Thoại]. Chúc bạn có một chuyến đi vui vẻ!”

8. Ngành Thẩm Mỹ – Làm Đẹp (Spa, salon)

Mẫu kịch bản nhắc lịch hẹn dịch vụ

“Chào [Tên Khách Hàng], đây là lời nhắc cho lịch hẹn của bạn tại [Tên Spa/Salon] vào lúc [Thời Gian] ngày [Ngày]. Chúng tôi rất mong được phục vụ bạn. Nếu có thay đổi, vui lòng gọi hotline [Số Điện Thoại].”

Mẫu kịch bản thông báo về chương trình khuyến mãi dịch vụ làm đẹp

“Chào [Tên Khách Hàng], [Tên Spa/Salon] gửi tặng bạn ưu đãi 20% cho dịch vụ [Tên Dịch Vụ] từ nay đến [Ngày Kết Thúc]. Nhanh tay đặt lịch để làm đẹp và thư giãn nhé! Đặt lịch qua hotline [Số Điện Thoại] hoặc website [Link Đặt Lịch].”

Tối ưu hiệu quả CSKH lên đến 40% với phần mềm CRM của EZSale

EZSale CRM là giải pháp chăm sóc khách hàng hàng đầu giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa mọi hoạt động liên quan đến khách hàng với nhiều tính năng nổi bật:

1. Tiết kiệm chi phí nhờ GỌI MIỄN PHÍ trực tiếp trên ứng dụng EZSale cả trên Máy tính và Điện thoại.
2. Tích hợp đa kênh như Website, Landing Page, Google Sheet, các kênh social (FB, Tiktok, Instagram,…), Email, Zalo,… giúp tổng hợp toàn bộ thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau vào một nền tảng duy nhất.
3. Quản lý và phân loại khách hàng tự động dựa trên các điều kiện cụ thể, giúp việc chăm sóc khách hàng trở nên chính xác và hiệu quả hơn. 
4. Nhắc lịch hẹn, lịch chăm sóc khách hàng giúp nhân viên không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội tương tác quan trọng nào.
5. Tự động giao việc và phân bổ khách hàng theo điều kiện cho nhân viên sale, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc, tập trung hơn vào các chiến dịch bán hàng.
6. KIỂM SOÁT và NGHE LẠI cuộc gọi khách hàng nhờ tính năng ghi âm và lưu lại trên CRM. Quản lý tin nhắn Sale với khách hàng nhờ tích hợp EZChat.
7. Báo cáo vị trí và tiến trình giúp theo dõi vị trí nhân viên khi dẫn khách hàng tới căn mẫu, đảm bảo tính minh bạch và tránh gian lận khi đi thị trường.
8. Báo cáo KPI chi tiết về số lượng lead, chất lượng chăm sóc khách hàng, và quản lý KPI của nhân viên, giúp quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc.
9. Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng với phân quyền truy cập và mã hóa thông tin, giúp ngăn chặn việc truy cập trái phép và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.

Để tìm hiểu thêm, vui lòng truy cập: Giải pháp CRM từ EZSale

Ưu đãi đặc biệt chỉ trong tháng này.

Tài khoản Quản lý & Chăm sóc khách hàng CRM EZSale giảm sâu chỉ từ 80K!

Phần mềm CRM quản lý khách hàng, CSKH và Sales

Để lại thông tin bên dưới để được dùng thử miễn phí phần mềm CRM và tư vấn cụ thể!

Hoặc liên hệ Hotline: 098 154 9988

Địa chỉ:

– Hà Nội: Tòa Housing, Số 299 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội.

– Hải Phòng: Tòa nhà EIC Building, số 1/10B Lê Hồng Phong, Quận Hải An, TP Hải Phòng

– Đà Nẵng: Số 167 Phan Châu Trinh,  phường Phước Ninh, quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng

– HCM: Tòa Halo Building, số 157 Đào Duy Anh, phường 9, Phú Nhuận, TP HCM.

Hướng dẫn xây dựng mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn chi tiết

Hướng dẫn xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn chi tiết

Bước 1. Xác định mục tiêu cụ thể của mỗi loại kịch bản

Xác định rõ mục tiêu của từng mẫu kịch bản là bước đầu tiên và quan trọng nhất. 

Với mỗi loại tin nhắn, hãy đặt câu hỏi: 

• Mục đích của tin nhắn này là gì? 
• Để chào đón khách hàng mới, để nhắc nhở lịch hẹn, hay để xin phản hồi sau khi hoàn thành dịch vụ? 

Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn xây dựng nội dung phù hợp và hướng đến đúng khách hàng một cách hiệu quả.

Ví dụ: Nếu mục tiêu là nhắc nhở về lịch hẹn, kịch bản cần ngắn gọn, rõ ràng và bao gồm các thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm để khách hàng chuẩn bị tốt nhất.

Bước 2. Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp và lịch sự

Ngôn ngữ của mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn cần ngắn gọn, lịch sự và dễ hiểu. Ngôn từ cần thân thiện, tránh dùng các từ ngữ mang tính hàn lâm hoặc chuyên ngành mà khách hàng có thể không hiểu. 

Đặc biệt, hãy thể hiện sự quan tâm và chân thành trong từng câu chữ để khách hàng cảm nhận được sự chu đáo từ thương hiệu.

Ví dụ: 

Thay vì chỉ nói “Đơn hàng của bạn đã được xác nhận,” 

Hãy nói “Xin chào [Tên Khách Hàng], chúng tôi vui mừng thông báo rằng đơn hàng của bạn đã được xác nhận và đang được chuẩn bị!” để tạo cảm giác thân thiện và chuyên nghiệp.

Bước 3. Kịch bản ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề

Công việc bận rộn, khách hàng không có nhiều thời gian để đọc những tin nhắn dài dòng. Vì vậy, kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn nên được viết ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào trọng tâm. Mỗi tin nhắn nên dài vừa đủ để truyền tải thông tin chính nhưng không nên quá dài làm khách hàng cảm thấy phiền.

Ví dụ: Một lời nhắc về đơn hàng có thể chỉ cần ghi “Đơn hàng của bạn hiện đang được giao, dự kiến sẽ đến vào [Thời Gian]. Cảm ơn bạn đã mua sắm cùng [Tên Thương Hiệu]!”

Bước 4. Thiết lập lịch gửi tin nhắn phù hợp

Gửi tin nhắn đúng thời điểm rất quan trọng trong chăm sóc khách hàng. Hãy tránh gửi tin vào những thời gian nhạy cảm như nửa đêm hoặc sáng sớm. 

Ngoài ra, tần suất gửi tin nhắn cũng cần được điều chỉnh để tránh làm phiền khách hàng. 

Ví dụ: 

• • Đối với tin nhắn thông báo khuyến mãi, hãy gửi vào buổi sáng hoặc chiều muộn.
  • Đối với các tin nhắn nhắc nhở lịch hẹn thì nên gửi một ngày trước lịch hẹn và nhắc nhở lần nữa vài giờ trước giờ hẹn.

Những lưu ý khi sử dụng kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn

Những lưu ý khi sử dụng mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn

Ngôn từ sử dụng chính xác, thân thiện

Dù nội dung tin nhắn là gì, hãy luôn chọn ngôn từ nhẹ nhàng, thân thiện và dễ hiểu. Lưu ý này giúp khách hàng cảm thấy thoải mái và không có cảm giác bị ép buộc.

Tránh spam và làm phiền khách hàng

Không nên gửi tin nhắn quá nhiều, đặc biệt là những tin nhắn không cần thiết. Spam tin nhắn sẽ khiến khách hàng cảm thấy phiền và có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của thương hiệu.

Luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc của khách hàng:

Bạn cần tạo điều kiện cho khách hàng liên hệ dễ dàng khi có bất kỳ thắc mắc nào và trả lời nhanh chóng khi khách hàng nhắn tin phản hồi.

Với bộ sưu tập 30+ mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng qua tin nhắn này của EZSale, bạn đã có trong tay những hướng dẫn tuyệt vời để tối ưu hóa dịch vụ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đừng ngại tùy chỉnh các kịch bản này để phù hợp với đặc thù thương hiệu của bạn, vì chính sự tinh tế trong chăm sóc sẽ tạo nên sự khác biệt. Chúc các bạn thành công!