Quản Lý Công Nợ Là Gì? 7 Cách Quản Lý Công Nợ Phải Thu Hiệu Quả

Để đảm bảo sự ổn định trong hoạt động tài chính, doanh nghiệp cần phải có cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả. Trong bài viết hôm nay, Alehub sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về khái niệm, phân loại cũng như một số cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả.

Mục lục

1. Quản Lý Công Nợ Là Gì?

Quản Lý Công Nợ Là Gì?

Công nợ là một thuật ngữ kế toán, được hiểu là khoản tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp phải trả cho người khác. Khoản tiền này thường phát sinh từ các hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc vay vốn.

Trong đó, quản lý công nợ là quá trình theo dõi, ghi chép và xử lý các khoản nợ phải thu và phải trả một cách hiệu quả nhằm đảm bảo sự ổn định trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Quản lý công nợ bao gồm các hoạt động sau:

Xác định các khoản công nợ: xác định khách hàng/ nhà cung cấp nợ tiền, số tiền nợ, thời hạn thanh toán…
Theo dõi các khoản công nợ: theo dõi tình trạng thanh toán, gửi lời nhắc thanh toán…
Thu hồi các khoản công nợ: thu hồi tiền nợ khi đến hạn, xử lý các khoản nợ quá hạn…
Phân tích dữ liệu công nợ: phân tích dữ liệu về công nợ để xác định rủi ro, đưa ra biện pháp cải thiện hiệu quả hoạt động quản lý công nợ.

2. Phân loại công nợ

Phân loại công nợ

Công nợ có thể được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Tuy nhiên, phổ biến nhất là theo thời hạn thanh toán và tính khả thi thu hồi.

2.1. Theo thời hạn thanh toán

Công nợ chưa đến hạn: là khoản công nợ chưa đến thời hạn thanh toán
Công nợ quá hạn: là khoản công nợ mà thời hạn thanh toán đã đến nhưng chưa được thanh toán.

2.2. Theo tính khả thi thu hồi

Công nợ dễ thu hồi: là khoản công nợ có khả năng thu hồi cao.
Công nợ khó thu hồi: là khoản công nợ có khả năng thu hồi thấp.
Công nợ mất khả năng thu hồi: là khoản công nợ có khả năng thu hồi rất thấp hoặc không có khả năng thu hồi.

3. 7 Cách Quản Lý Công Nợ Phải Thu Hiệu Quả

7 Cách Quản Lý Công Nợ Phải Thu Hiệu Quả

Việc quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp ổn định dòng tiền, mở rộng quy mô kinh doanh, giảm thiểu rủi ro cũng như duy trì hoạt động hàng ngày. Vậy làm cách nào để có thể quản lý công nợ hiệu quả, đảm bảo được lợi ích của doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu trong phần dưới đây nhé!

Cách 1. Xây dựng quy trình quản lý công nợ đạt chuẩn

Để quản lý công nợ hiệu quả, doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình quản lý đạt chuẩn, phù hợp với đặc điểm về lĩnh vực, ngành hàng và sản phẩm của mình. Trong đó, cần phải đảm bảo các yếu tố sau:

Xác định rõ trách nhiệm của nhân viên làm việc với khách hàng, đảm bảo mọi nhân viên đều nắm rõ nhiệm vụ của mình.
Đưa ra quy định cụ thể về cách thức và thời gian thông báo công nợ cho khách hàng.
Bộ phận phụ trách quản lý công nợ (thường là bộ phận kế toán) cần phải nắm rõ quy trình kế toán, theo dõi sát sao và cập nhật tình hình công nợ liên tục, thường xuyên.

Cách 2. Xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng

Để đảm bảo quyền lợi của mình, các doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán hàng chi tiết, rõ ràng và đảm bảo mọi khách hàng khi thực hiện giao dịch đều nắm rõ các thông tin này. Trong đó, cần chú ý các yếu tố sau:

Quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán: Quy định rõ thời hạn thanh toán đối với từng nhóm khách hàng và đối tác. Trong đó, nên ưu tiên thanh toán các khoản công nợ ngắn hạn đề phòng ngừa rủi ro nợ xấu.
Quy định hạn mức tín dụng: Hãy xác định hạn mức tín dụng tối đã cho từng nhóm khách hàng và đối tác dựa trên độ uy tín hoặc khả năng chi trả của họ.
Áp dụng đa dạng biện pháp thanh toán: Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua thẻ… nhằm tạo sự thuận tiện cho khách hàng và đối tác khi thanh toán.
Áp dụng các biện pháp bảo đảm thanh toán: Để đảm bảo khách hàng và đối tác trả nợ đúng hạn, doanh nghiệp có thể áp dụng một số biện pháp như thế chấp tài sản, bảo lãnh tín dụng…

Cách 3. Theo dõi sát sao công nợ

Để tránh việc bỏ sót hoặc chậm trễ thu hồi công nợ, các doanh nghiệp cần phải lưu trữ thông tin, theo dõi và cập nhật tình trạng thu hồi công nợ liên tục, thường xuyên. Một số cách theo dõi công nợ hiệu quả có thể kể đến như:

Lập hệ thống theo dõi công nợ: sử dụng sổ sách hoặc phần mềm quản lý công nợ, trong đó cập nhật đầy đủ các thông tin về các khoản nợ (số tiền nợ, thời hạn thanh toán, tình trạng thanh toán…)
Theo dõi thường xuyên tình hình thanh toán của khách hàng: Cần liên tục theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng, đối tác để phát hiện sớm các khoản nợ quá hạn, qua đó đưa ra các biện pháp thu hồi nợ phù hợp.
Gửi đầy đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán đúng hạn: Trước khi đến kỳ thanh toán, hãy gửi thông báo nhắc nhở, bao gồm hóa đơn và chứng từ thanh toán đến khách hàng hoặc đối tác.

Cách 4. Thông báo, nhắc nhở khách hàng thanh toán

Khi gần đến thời hạn thanh toán, doanh nghiệp nên chủ động gửi thông báo nhắc nhở đến khách hàng hoặc đối tác, đảm bảo họ nắm được thông tin và thanh toán đúng hạn. Một số cách thông báo phổ biến có thể kể đến như:

Gọi điện thoại trực tiếp để nhắc nhở về thời hạn và tổng số tiền cần thanh toán.
Nhắc nhở thông qua hình thức gửi email, tin nhắn sms…

Cách 5. Lưu trữ nhật ký thu nợ

Để tránh các trường hợp không mong muốn xảy ra trong quá trình thu hồi công nợ (Ví dụ: khách hàng từ chối trả đúng hạn, khách hàng có biểu hiện trốn tránh…), các doanh nghiệp nên lưu trữ nhật ký thu nợ của họ. Cụ thể:

Đối với các khoản nợ quá hạn, hãy lưu lại nhật ký cuộc gọi, email hoặc tin nhắn nhắc nhở đã được gửi đi.
Ghi chú lại các vướng mắc trong quá trình thu nợ (thiếu hàng, thiếu giấy tờ chứng từ, hàng hóa bị lỗi, thời gian khách hàng hẹn trả nợ…) và làm việc với các bộ phận liên quan để kịp thời xử lý.

Cách 6. Áp dụng các biện pháp thu hồi nợ

Trong trường hợp khách hàng cố tình không thanh toán hoặc thường xuyên trễ hạn thanh toán, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế như: khởi kiện, kê biên tài sản…

Cách 7. Sử dụng phần mềm quản lý công nợ

Việc tự động hóa quy trình quản lý công nợ bằng việc sử dụng các phần mềm, ứng dụng quản lý công nợ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức. Đồng thời, điều này cũng sẽ giúp đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý thông tin.

Khi lựa chọn phần mềm quản lý công nợ, các doanh nghiệp nên lưu ý đến những tính năng sau:

Tính năng theo dõi số dư công nợ
Tính năng tự động gửi hóa đơn và chứng từ thanh toán
Tính năng tự động nhắc nhở khách hàng thanh toán
Tính năng đánh giá tình hình thanh toán của khách hàng
Tính năng lập báo cáo về tình hình thu hồi công nợ

4. Top 3 phần mềm quản lý công nợ trên điện thoại

4.1. EZSale CRM – Hệ thống hỗ trợ quản lý công nợ hiệu quả

EZSale CRM – Hệ thống hỗ trợ quản lý công nợ hiệu quả

EZsale CRM là hệ thống quản lý và chăm sóc khách hàng của EZSale. Bên cạnh các tính năng nổi bật như giám sát hoạt động của đội ngũ telesale và quản lý thông tin khách hàng, EZSale CRM còn cung cấp tính năng quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp. Một số điểm nổi bật của tính năng này bao gồm:

Tổng hợp thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau về chung một nền tảng, tạo sự thuận tiện cho quá trình theo dõi và quản lý thông tin khách hàng.
Phân loại thông tin khách hàng theo thẻ tag, giúp đội ngũ sales tiết kiệm thời gian và công sức theo dõi tình trạng đơn hàng và trạng thái thu hồi công nợ.
Đặt lịch hẹn và nhắc hẹn tự động, đảm bảo sales liên hệ với khách hàng đúng hẹn.
Lưu trữ thông tin và lịch sử cuộc gọi trên hệ thống.
Cung cấp báo cáo đánh giá tình trạng thu hồi công nợ, đảm bảo sales nắm rõ tình hình và đưa ra hướng giải quyết kịp thời.

Với mức giá chỉ từ 135.000đ/ user/ tháng, EZSale CRM là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý công nợ hiệu quả cũng như cách để tối ưu hóa quy trình CSKH trước, trong và sau bán hàng.

Điền thông tin vào form dưới đây để nhận tài khoản DEMO MIỄN PHÍ ngay hôm nay!

4.2. TrustSales – Phần mềm quản lý bán hàng và công nợ

TrustSales – Phần mềm quản lý bán hàng và công nợ

TrustSales là một trong những phần mềm quản lý bán hàng và công nợ được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Nếu biết cách tận dụng mọi tính năng của TrustSales, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả quản lý, đảm bảo được lợi ích của doanh nghiệp.

Các tính năng nổi bật của TrustSales có thể kể đến như:

Quản lý công nợ nhà phân phối: Thông tin về các khoản nợ được lưu trữ và thống kê chi tiết.
Quản lý công nợ của khách hàng: Lưu trữ và cung cấp các thông tin cần thiết về khách hàng, hỗ trợ hiệu quả trong quá trình quản lý thu hồi công nợ.
Cung cấp báo cáo: Cung cấp các báo cáo chi tiết về khách hàng, đối tác, các nhà phân phối, vận chuyển.
Có khả năng tích hợp: Có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý bán hàng.

4.3. MISA AMIS – Phần mềm kế toán online

MISA AMIS – Phần mềm kế toán online

MISA AMIS là một phần mềm kế toán online, có khả năng tích hợp trợ lý trí tuệ AVA hỗ trợ doanh nghiệp tạo và gửi email thông báo công nợ đến từng khách hàng.

Ngoài ra, phần mềm kế toán của MISA AMIS còn có một số ưu điểm khác như:

Tra cứu công nợ cần thu của khách hàng dễ dàng, nhanh chóng
Phân tích công nợ theo thời hạn
Theo dõi công nợ phải trả của từng khách hàng theo chứng từ bán hàng
Thực hiện bù trừ công nợ

>> Xem thêm: Đánh Giá 7 Phần Mềm Quản Lý Nhân Viên Thị Trường Hiệu Quả

5. Cần Lưu Ý Những Gì Khi Quản Lý Nợ Phải Thu Khách Hàng?

Cần Lưu Ý Những Gì Khi Quản Lý Nợ Phải Thu Khách Hàng?

Để đảm bảo hoạt động quản lý và thu hồi công nợ diễn ra hiệu quả, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau:

Phân loại công nợ và phân loại khách hàng để đưa ra phương án thu hồi nợ hợp lý
Đảm bảo tính chính xác, tránh nhầm lẫn, sai sót gây ảnh hưởng đến cả hai phía doanh nghiệp và khách hàng
Đưa ra hạn mức tín dụng: đưa ra giới hạn về số tiền tối đa mà khách hàng có thể khất nợ. Trong trường hợp khách hàng muốn mua tiếp, hãy yêu cầu họ thanh toán khoản nợ cũ
Giữ liên lạc với khách hàng thường xuyên: tránh xảy ra tình trạng mất liên lạc, khách hàng bỏ trốn… phù hợp: nên lựa chọn những người có kỹ năng đàm phán và thuyết phục tốt, có mối quan hệ tốt với khách hàng và có sự khéo léo, kiên nhẫn, có lập trường và dứt khoát.

Như vậy, qua bài viết vừa rồi, Alehub đã cùng bạn đọc tìm hiểu về quản lý công nợ và các cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả. Hy vọng thông qua những thông tin có trong bài, bạn đọc đã nắm rõ hơn cách để quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả, qua đó đảm bảo quyền lợi và lợi ích cho doanh nghiệp của mình.