Để gia tăng doanh thu và chăm sóc khách hàng hiệu quả thì việc tìm kiếm được một giải pháp hỗ trợ hiệu quả là điều cần thiết. Nhất là đối với lĩnh vực giáo dục, đào tạo. Vậy nên, giải pháp sử dụng phần mềm crm cho trung tâm ngoại ngữ hiện nay đang được chú ý và lựa chọn. Không chỉ giúp tạo mối quan hệ trở nên khăng khít, khẳng định được thương hiệu trung tâm trong mắt khách hàng mà còn tối ưu được tỉ lệ chốt học viên cao hơn.

Vậy Phần Mềm CRM Là Gì?

CRM là từ viết tắt của “Customer Relationship Management”; có ý nghĩa là quản lý quan hệ khách hàng. Vậy nên hiểu một cách đơn giản thì doanh nghiệp quản lý các hoạt động tương tác, chăm sóc khách hàng của mình tạo nên các mối quan hệ khách hàng trung thành trong doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin CRM cho trung tâm giáo dục là giải pháp quản lý quan hệ khách hàng dành riêng cho những mô hình trung tâm và doanh nghiệp đào tạo. Đối tượng khách hàng cụ thể ở đây là quản lý khách hàng, học sinh, học viên, phụ huynh,…. Hệ thống sẽ lưu trữ, chăm sóc và tương tác với học viên tiềm năng, phụ huynh để nâng cao tỉ lệ chốt sale. Từ đó tối ưu giá trị khách hàng, nâng cao được nhận diện thương hiệu của trung tâm đến với khách hàng.

Đâu Là Đối Tượng Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ.

Khi thời đại công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ như hiện nay thì những phương pháp quản lý truyền thống dường như không còn đáp ứng đủ nhu cầu mong muốn của doanh nghiệp. Với những hạn chế trong việc tiếp cận thông tin, chất lượng phục vụ và chăm sóc khách hàng kém chính là điều khiến nhiều doanh nghiệp để data khách hàng rơi vào tay đối thủ.

Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ sẽ phù hợp cho các mô hình đào tạo của các trung tâm như: tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Đức, tiếng Nhật, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp…

Cho dù trung tâm ngoại ngữ có quy mô lớn hay nhỏ, chuyên nghiệp hay nghiệp dư, mới thành lập hay đã có từ lâu chắc hẳn đều gặp phải những tình trạng sau:

• Trung tâm tốn chi phí cho việc chạy quảng cáo nhưng không đo lường và phân tích được hiệu quả của chiến dịch chạy quảng cáo.
• Tốn  thời gian để báo cáo, tổng hợp, đánh giá được hiệu quả chiến dịch truyền thông.
• Danh sách data khách hàng bị rơi vào tay đối thủ khi nhân viên nghỉ việc.
• Không kịp thời chăm sóc học viên dẫn đến việc bỏ sót thông tin và khách hàng tiềm năng.
• Không thể tập trung cho việc xây dựng mối quan hệ với học viên cũ, tỷ lệ học viên trung thành thấp,…
• Data học viện không được quản lý đầy đủ, thiếu thông tin. Từ đó sẽ thiếu đi cơ sở để đánh giá chính xác được nhu cầu của học viên.
• Giảng viên khó khăn trong việc đánh giá chính xác hiệu quả của nhân viên làm việc.

Những Khó Khăn Trung Tâm Ngoại Ngữ Đang Phải Đối Mặt.

Khó khăn để đánh giá hiệu quả cho chiến dịch quảng cáo.

Các trung tâm khó khăn trong việc kiểm soát và đánh giá được hiệu quả của một chiến dịch quảng cáo. Không nắm bắt được chính xác có bao nhiêu học viên tiềm năng có được từ chiến dịch đó, bao nhiêu học viên đăng ký học thử,…

Khó khăn để quản lý data học viên sao cho chất lượng.

Khi số lượng học viên của một trung tâm tăng lên hoặc được mở thêm nhiều chi nhánh thì tình trạng mất kiểm soát về thông tin bắt đầu xuất hiện. Ví dụ như: sai thông tin, thông tin bị thiếu, bị thất lạc, bị trùng lặp,…

Việc chăm sóc khách hàng gặp nhiều cản trở.

Không có bất kỳ công cụ hỗ trợ nào cho việc tương tác cũng như xử lý mọi phản hồi từ học viên đến phụ huynh. Hầu như các tương tác với phụ huynh và gián đoạn đã dẫn đến tình trạng khách hàng không hài lòng về trung tâm.

Khó khăn khi nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.

Trung tâm tốn quá nhiều chi phí cho marketing để tìm kiếm khách hàng nhưng vẫn không có được sự bứt phá về doanh thu, dẫn đến lợi nhuận luôn bị dậm chân tại chỗ. Sale không có công cụ hỗ trợ cho việc tiếp cận, chăm sóc khách hàng,…

Khó khăn khi hạch toán – tính toán doanh thu – chi phí.

Những vấn đề về: quản lý đơn giá, giá thành, học phí cũng như những hoạt động thu chi phát sinh liên quan tới thi thử, đăng ký học, chuyển đổi trung tâm,…luôn là bài toán không hề đơn giản đòi hỏi các trung tâm cần phải giải quyết.

Lợi Ích Của CRM Đối Với Trung Tâm Ngoại Ngữ là Gì?

Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp trung tâm nắm bắt được tình hình học tập của từng học viên một cách cụ thể và quản lý nhân viên trong trung tâm. Lựa chọn sử dụng CRM đối với trung tâm ngoại ngữ sẽ gia tăng khả năng tập trung, phân tích và tối ưu hóa nguồn lực; chủ động can thiệp vào quá trình quản lý. Bên cạnh đó, CRM còn giúp doanh nghiệp có được giải pháp quản lý nhân sự và tổ chức nhiều hoạt động dễ dàng hơn.

CRM cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch của từng học viên để có thể tra cứu, thống kê nhanh chóng và dễ dàng hơn. Nhờ vậy việc quản lý và theo dõi kết quả học tập, kỷ luật,… của từng học viên trong toàn bộ quá trình học tập ở trung tâm.

CRM giúp doanh nghiệp quản lý lớp học, những khóa học sẽ được chia ra các ca học, lớp học, giáo viên giảng dạy. Mặt khác, trung tâm sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý học phí, những khoản thu chi, ….

Doanh nghiệp cũng sẽ nâng cao hiệu quả công việc, xử lý công việc trở nên hiệu quả, tăng cao khả năng trao đổi giữa nhân viên với nhau và giảm bớt đi những thủ tục hành chính. Ngoài ra, CRM còn giúp doanh nghiệp thống kê được những báo cáo con số cụ thể, thực tế và được cập nhật liên tục. 

Hệ thống thông tin sẽ luôn công khai, do đó mà doanh nghiệp sẽ giảm thiểu tối đa công việc quản lý. Hệ thống phân quyền sẽ có sự bảo mật tốt và chính xác đến từng bộ phận của doanh nghiệp.

Phần Mềm CRM Của EZSale Mang Lại Lợi Ích Gì Cho Các Trung Tâm Ngoại Ngữ.

Phần mềm quản lý CRM cho trung tâm ngoại ngữ của EZSale tạo ra giúp các Doanh nghiệp, Trung tâm tối ưu 90% thời gian quản lý, 50% chi phí, bao gồm những tính năng riêng biệt khi:

Đánh giá tiến độ và KPI minh bạch: Hệ thống CRM tại EZSale sẽ tự động giao việc, giao khách hàng theo đúng năng lực làm việc của từng nhân viên. Đánh giá năng lực của họ dựa trên báo cáo KPI realtime và tiến độ làm việc. Bên cạnh đó, crm sẽ tự động xếp hạng doanh số nhân viên trên hệ thống nhằm tạo sự cạnh tranh nội bộ để khiến Sale có động lực làm việc hơn.

Chấm công thông minh: Với tính năng “báo cáo vị trí” đã giúp vấn đề quản lý nhân viên được nhanh chóng và dễ dàng hơn. Hệ thống có thể định vị được chính xác địa chỉ của nhân viên khi thiết bị thông minh được kết nối mạng.

Quy trình làm việc của đội ngũ Sale/Telesale được đơn giản hóa: Nhân viên có thể thực hiện cuộc gọi với khách hàng ngay trên app, không còn tình trạng take -note thủ công, giấy tờ phức tạp cũng như quy trình diễn ra rườm rà,…Mặt khác, tình trạng khách hàng cũng sẽ được cập nhật nhanh chóng giúp Sale theo dõi được quá trình hành động của khách để có được chiến lược tư vấn phù hợp.

Chất lượng cuộc gọi được kiểm soát: Mọi chi tiết về lịch sử tương tác với khách sẽ được cập nhật realtime. Tính năng “nghe lại ghi âm” giúp nhân viên/nhà quản trị kiểm soát chất lượng cuộc gọi được tốt hơn.

Kết Luận.

Với những thông tin chia sẻ ở trên hy vọng sẽ giúp những trung tâm ngoại ngữ có cái nhìn rõ hơn về CRM từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ khó khăn hoặc điều gì cần được tư vấn và hỗ trợ thì doanh nghiệp bạn đừng ngần ngại liên hệ ngay cho EZSale qua số Hotline: 098 154 9988 ngay hôm nay để được giải đáp ngay nhé!