Trong cuộc cách mạng 4.0 hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp tại Việt Nam đang lựa chọn sử dụng chuyển đổi số vào quá trình quản lý và vận hành doanh nghiệp. Nổi bật trong đó là việc áp dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng như CRM. Vậy thực chất phần mềm quản lý CRM là gì? Chức năng CRM mang lại cho doanh nghiệp là gì? Phù hợp với những doanh nghiệp nào? Hãy cùng EZSale tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây.

Phần Mềm CRM Thực Chất Là Gì?

Phần mềm CRM được biết đến là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả khi cung cấp hoàn chỉnh thông tin về những tương tác của khách hàng. Nhờ đó có thể theo dõi doanh số, sắp xếp cơ hội, tạo điều kiện hợp tác với nhiều nhóm khác nhau.

CRM là giải pháp kinh doanh nên có cho bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào. Cho dù công ty của bạn đang xử lý các hoạt động B2B hay B2C thì nền tảng CRM vẫn có thể lưu trữ và quản lý thông tin liên hệ theo thời gian thực. Và đây được coi là phân khúc phát triển nhanh nhất trên thị trường phần mềm toàn cầu.

Hệ Thống CRM Gồm Những Loại Nào?

CRM nền tảng đám mây

Đây là một trong những sự lựa chọn ưu tiên đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Và để sử dụng, doanh nghiệp cần mua phần mềm, thiết lập cơ sở hạ tầng phụ trợ hoàn chỉnh cũng như đầu tư chi phí bảo trì cũng như nâng cấp.

Lựa chọn CRM nền tảng đám mây, doanh nghiệp sẽ dễ dàng truy cập ở bất kỳ trình duyệt nào. Có thể triển khai và sử dụng nhanh cũng như khả năng truy cập dữ liệu tốt hơn khi cần mở rộng hoặc thu gọn linh hoạt.

CRM theo ngành

Trên thị trường hiện nay có những phần mềm quản lý crm chuyên biệt dành cho những ngành nghề khác nhau. Ví dụ như: tài chính, bất động sản, bảo hiểm,… Từ đó có thể phục vụ tốt hơn các yêu cầu riêng của từng ngành nghề khác nhau.

CRM toàn diện

Với khả năng tùy chỉnh cao và tích hợp với nhiều phần mềm kinh doanh. CRM sẽ cung cấp thông tin tổng quan nhất về khách hàng. Các phần mềm rất mạnh mẽ, có đa dạng tính năng và hoàn toàn dễ sử dụng. Vậy nên bất kỳ doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ đều có thể sử dụng hiệu quả. Có được những tác động tích cực đến hoạt động bán hàng của mình.

CRM Mang Lại Cho Doanh Nghiệp Những Lợi Ích Gì?

Giờ đây việc lựa chọn những phần mềm vào quản trị không còn là chiến lược để tham khảo. Nó đang dần trở thành chiến lược quan trọng, không thể bỏ qua đối với những doanh nghiệp muốn phát triển. Nguyên nhân là bởi crm mang đến khá nhiều những ưu điểm quan trọng cho một doanh nghiệp khi quản lý khách hàng. Cụ thể:

Quản lý thống nhất nguồn leads và khách hàng.

Hệ thống crm sẽ lưu trữ một cách tập trung và thống nhất mọi thông tin, tương tác của khách hàng theo luồng quá trình mua hàng của khách hàng. Điều này sẽ giúp đội ngũ kinh doanh không bỏ sót bất kỳ khách hàng nào. Mặt khác bộ phận marketing sẽ có thông tin, cơ sở cụ thể để thống kê chất lượng làm việc.

Mối quan hệ khách hàng được cải thiện.

Khi việc quản lý thông tin khách hàng được tập trung, tương tác của khách được nắm bắt đã giúp bộ phận marketing dễ dàng hơn trong việc đưa ra chiến lược phù hợp cho từng đối tượng. Đội ngũ sale sẽ có kế hoạch chăm sóc khách hàng tốt hơn. Vậy nên CRM hiệu quả hơn trong việc liên kết các hoạt động, dữ liệu giữa phòng ban marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng. 

Gia tăng doanh thu hiệu quả hơn.

Nhờ CRM, doanh nghiệp sẽ có cho mình bức tranh toàn diện về khách hàng của mình. Nhờ vậy sẽ có chiến lược gia tăng tỷ lệ lợi nhuận được hiệu quả nhất. Ngoài ra, phần mềm quản lý crm còn giúp doanh nghiệp tối ưu mọi nguồn lực nhờ vào việc tự động hóa các hoạt động như: email marketing, gửi biểu mẫu,… giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu hiệu quả hơn.

Vậy Làm Sao Để Đánh Giá Phần Mềm CRM Có Tốt Hay Không?

Trên thị trường hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm CRM khác nhau. Vậy nên để lựa chọn được phần mềm phù hợp không hề đơn giản. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng doanh nghiệp cần nắm để có lựa chọn phù hợp nhất. Cụ thể:

Khả năng truy cập từ xa và làm việc di động.

Khi phần mềm quản lý CRM có khả năng truy cập từ xa và linh hoạt làm việc ở bất kỳ đâu thì mọi hoạt động của nhân viên kinh doanh khi đi thị trường sẽ được người lý dễ dàng nắm bắt. 

Từ đó sẽ có cơ sở chính xác để đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên kinh doanh có hiệu quả hơn hay không? Bên cạnh đó, nhân viên kinh doanh sẽ không cần ghi nhớ hoặc nhập dữ liệu mà có thể nhập trực tiếp thông tin và số liệu ngay trên điện thoại của mình.

Người dùng dễ thao tác và sử dụng.

Đây là yếu tố quan trọng và cần được chú trọng đầu tiên. Nếu không chi phí đầu tư sẽ rất dễ dàng vượt quá ngân sách hoặc làm giảm ROI dự kiến. Chưa kể tình huống nguồn lực công nghệ thông tin hạn chế gây khó khăn lớn trong việc sử dụng. Ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình làm việc, gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

CRM cần có khả năng tự động hóa.

Doanh nghiệp khi lựa chọn CRM cần cân nhắc đến tiêu chí này nhất là khi doanh nghiệp đang bị cắt giảm chi phí lao động hoặc đang hoạt động với nguồn lực bị hạn chế. Một CRM tốt cần đáp ứng được khả năng tự động hóa xuất báo cáo cũng như tự động hóa các quy trình như: Quy trình bán hàng, quy trình phê duyệt, quy trình xuất báo giá,…

Dễ dàng được tùy chỉnh và tùy biến mọi chức năng.

Sẽ rất khó để tìm kiếm được một phần mềm quản lý crm đáp ứng được mọi nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để giúp khắc phục những vấn đề bất ngờ xảy ra thì sẽ có những crm cho phép tùy chỉnh thông tin, cài đặt các tiêu chí chọn lọc dữ liệu,…. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng “cá thể hóa” hơn theo đặc thù cho doanh nghiệp mình.

Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những nhu cầu sử dụng crm khác nhau. Vậy nên với việc dễ dàng tùy chỉnh, doanh nghiệp sẽ có thể tùy chỉnh những chức năng, mục tiêu cần hiển thị trên phần mềm sao cho phù hợp nhất.

Với khả năng tích hợp với nhiều phần mềm và hệ thống khác nhau thì đây được coi là tiêu chí lựa chọn crm vô cùng quan trọng. Đặc biệt khi xu hướng chuyển đổi số phát triển, doanh nghiệp dần lựa chọn những ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh và quản trị.

Việc CRM có thể tích hợp với website, social, landing page,… sẽ không chỉ giúp cho doanh nghiệp tối ưu được thời gian mà còn gia tăng năng suất làm việc giữa các phòng ban.

Mọi thông tin khách hàng cần có sự bảo mật.

Đây là điều kiện tiên quyết cần có của bất kỳ hệ thống nào có chức năng chứa dữ liệu khách hàng. Vậy nên, việc crm cần đảm bảo thông tin khách hàng không bị rò rỉ là điều cần thiết. Những thông tin cần được bảo mật bao gồm: kiểm soát quyền truy cập, mã hóa và một loạt các giao thức bảo mật phân lớp. 

Quy Trình Chuẩn Giúp Doanh Nghiệp Lựa Chọn Phần Mềm CRM Phù Hợp Là Gì?

Tham khảo ý kiến từ các phòng ban có nhu cầu sử dụng CRM.

CRM là một loại phần mềm có đối tượng và chức năng sử dụng khá rộng. Vậy nên để chắc chắn, bạn cần đảm bảo mọi bộ phận cần sử dụng crm đều tham gia cho ý kiến và quá trình đánh giá. Điều này rất quan trọng bởi phần mềm doanh nghiệp lựa chọn cần có đầy đủ các tính năng và đáp ứng sự phù hợp cho tất cả mọi người.

Dự trù ngân sách cần có khi sử dụng CRM.

Doanh nghiệp cần tính toán và dự trù khoản kinh phí có thể bỏ ra để sử dụng CRM. Nhờ đó mới có thể tìm kiếm và lựa chọn những phần mềm có giá tương ứng. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng không thể vì tham rẻ để lựa chọn nhà cung cấp không đạt yêu cầu. Tránh tình trạng tiền mất tật mang.

Hiện tại có 2 hình thức triển khai phần mềm CRM gồm: CRM đám mây bà lắp đặt trực tiếp trên hệ thống doanh nghiệp. Vậy nên bên cạnh vấn đề chi phí thì sự phù hợp cũng cần được quan tâm. Mục đích là để mang lại những giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp mình.

Tham khảo thật kỹ thông tin trước khi lựa chọn sử dụng.

Bạn cần tìm hiểu thật kỹ về phần mềm mà mình lựa chọn. Hãy mời nhà cung cấp trình bày tất cả những ưu nhược điểm họ mang lại. Việc làm này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát cũng như chi tiết về crm.

Thông thường, nhà cung cấp sẽ tư vấn và làm rõ yêu cầu ban đầu của doanh nghiệp. Bởi vậy, hãy mời đại diện bộ phận cần sử dụng phần mềm tham gia và trao đổi ý kiến. Mọi ý kiến của bộ phận cần được tổng hợp để tham khảo trước khi quyết định lựa chọn.

Đưa ra lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp. 

Sau khi đã thu thập được mọi thông tin ở các bước trên. Doanh nghiệp cần thảo luận và đưa ra cho mình sự lựa chọn phù hợp nhất. Một số những yêu cầu đối với phần mềm quản lý CRM doanh nghiệp cần biết như:

• CRM có đáp ứng được những mong muốn mà doanh nghiệp cần hay không.
• Chi phí có phù hợp với ngân sách và giá trị doanh nghiệp nhận được hay không.
• Nhà cung cấp có hướng dẫn đầy đủ, chế độ bảo hành, cập nhật thường xuyên không?
• Nhà cung cấp có hỗ trợ thường xuyên khi sử dụng hay không? Có thể nâng cấp và mở rộng sau này không?
• Đơn vị triển khai có uy tín và thương hiệu tốt trên thị trường không?

Xu Hướng Và Những Thách Thức Của CRM Trong Tương Lai.

Xu hướng.

Hiện tại CRM sẽ có 2 xu hướng được chính diễn ra trên thị trường hiện nay. Cụ thể:

CRM mạng xã hội.

Đây là cụm từ nhằm chỉ các doanh nghiệp tương tác với khách hàng thông qua nền tảng mạng xã hội. Ví dụ một số nền tảng mảng xã hội như: Facebook, Twitter và Linkedin…. sẽ tạo ra những diễn đàn mở giúp khách hàng có thể phản hồi thông tin lên đó. 

CRM này sẽ sử dụng nhiều công cụ khác nhau để theo dõi mọi trao đổi. Từ những đề cập về thương hiệu đến tần suất sử dụng để xác định khách hàng mục tiêu chính xác.

Một cách khác giúp CRM mạng xã hội tạo ra giá trị là cộng đồng khách hàng. Đây là nơi khách hàng sẽ thường xuyên đưa ra nhận định về sản phẩm. Nhờ vậy doanh nghiệp sẽ tương tác với khách hàng để giải quyết vấn đề trên. Cộng đồng này sẽ cung cấp những ý tưởng sản phẩm mới hoặc phản hồi mà không cần doanh nghiệp phải chủ động.

CRM thiết bị di động.

Đây là loại hình đang trở thành xu hướng khi không thể thiếu cho các đại diện bán hàng. CRM thiết bị di động sẽ hỗ trợ khách hàng tốt hơn khi cung cấp quyền truy cập thông tin cho nhân viên như: lịch, chi tiết khách hàng,…

Hiện nay CRM gần như là một giải pháp tiềm năng có sự phát triển lớn khi có thể hoạt động độc lập. Bên cạnh đó vừa có khả năng phối hợp với các phần mềm khác để tăng giá trị cho giải pháp quản lý tổng thể.

Thách Thức.

Bên cạnh những xu hướng thì CRM cũng có những thách thức cần chú ý:

Tổ chức dữ liệu.

Doanh nghiệp thường gặp khó khi có được góc nhìn đầy đủ về khách hàng. Thách thức thường nằm ở việc dữ liệu khách hàng được phân bố ở nhiều hệ thống khác nhau. Chưa kể có nhiều dữ liệu còn bị trùng lặp gây khó khăn trong kinh doanh.

Điều đó sẽ dẫn đến những trải nghiệm không tốt cho khách hàng do thời gian chờ đợi lâu, những vấn để xử lý, hỗ trợ kỹ thuật không được thích đáng cũng như nhiều vấn đề liên quan khác.

Trải nghiệm chăm sóc khách hàng.

Nghiên cứu hiện nay cho thấy khách hàng ngày càng không hài lòng với những trải nghiệm trung tâm chăm sóc. Họ sẽ đòi hỏi nhiều hơn như sự giao tiếp trôi chảy trên các kênh. Phổ biến sẽ bao gồm như: web chat, di động và mạng xã hội.

Thách thức ở đây sẽ chủ yếu là mang lại những trải nghiệm khách hàng ổn định và sự tin cậy khi ở trên các kênh. Ví dụ: trên các kênh mạng xã hội cần được phản hồi mọi nhu cầu thắc mắc của khách hàng hiệu quả hơn.

Nhận diện khách hàng tiềm năng.

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nhận diện khách hàng tiềm năng bằng dữ liệu. Các công nghệ tạo đầu mối (lead generation), kết hợp dữ liệu CRM, dữ liệu bên thứ 3 và trào lưu MXH đã cung cấp cho đội ngũ sales và marketing những khách hàng tiềm năng chất lượng hơn. Tuy nhiên, hiệu quả phương pháp này chỉ có tác dụng khi doanh nghiệp dành thời gian lọc dữ liệu. Việc làm đó sẽ giúp giảm đi sự trùng lặp. Cũng như bản ghi chưa được hoàn chỉnh trước khi bổ sung dữ liệu CRM với nguồn tin bên ngoài.

Những Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng Được Nhiều Doanh Nghiệp Lựa Chọn Hiện Nay.

Phần mềm quản lý khách hàng Salesforce.

Đây là phần mềm đứng đầu danh sách với khả năng quản lý thông tin khách hàng tốt dựa trên thiết kế tốt, dễ dàng sử dụng và giao diện tuyệt vời. Nhờ salesforce, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổng hợp thông tin cơ bản của từng cá nhân. Cụ thể như: tên, số điện thoại, email,… Mặt khác nó cũng sẽ hiển thị những thông tin kinh doanh khác. Ví dụ như tài liệu thu thập từ những tương tác thông qua liên lạc đó.

Phần mềm CRM tại EZSale

Với những tính năng nổi bật của mình, việc lựa chọn sử dụng CRM tại EZSale giúp doanh nghiệp:

Mọi thông tin về khách hàng sẽ được lưu trữ tự động trên hệ thống EZSale. Nhân viên có thể thực hiện gọi ngay trên app mà không cần thực hiện nhiều quy trình như trước. Nhờ đó mà mọi nội dung trò chuyện của nhân viên và khách hàng sẽ được ghi âm lại. Qua đó, người quản lý hoàn toàn nắm bắt được những ưu – nhược điểm của nhân viên và đưa ra kịch bản chăm sóc phù hợp hơn. 

Thông tin về trang thái khách hàng cũng sẽ được cập nhật liên tục giúp sales dễ dàng theo dõi được quá trình mua của khách để có những phương án chăm sóc khách hàng phù hợp và hiệu quả.

Tính năng báo cáo vị trí giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên. CRM có thể xác định được chính xác vị trí làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, thiết bị thông minh cần có kết nối mạng để việc chấm công được thuận tiện hơn.

Bên cạnh đó, người quản lý sẽ dễ dàng giám sát hiệu quả công việc của telesale. Nguyên nhân bởi có thể phân công, kiểm soát quy trình và tình trạng làm việc của họ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều trong việc quản lý công việc thủ công như trước.

Sugar CRM.

Sage được biết là phần mềm quản lý cung cấp thông tin liên lạc, lịch sử cũng như những ghi chú và tập tin. Chưa kể những tích hợp với hồ sơ social. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm thì giao diện của Sugarcrm có phần khó sử dụng bởi những tùy chọn liên lạc là khác nhau.

Lựa chọn sử dụng Sugar CRM, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lưu trữ số lượng không giới hạn những địa chỉ liên hệ. Ngoài ra còn có thể tích hợp với Microsoft Outlook hoặc đồng bộ với Google Contacts và Google Calendar.

Insightly CRM.

Insightly sẽ dễ dàng thiết lập và điều hướng để có cho mình thông tin nhanh chóng. Vậy nên đây là sự lựa chọn phù hợp cho những đơn vị có mô hình kinh doanh trực tuyến quy mô nhỏ.

Với sự tích hợp chặt chẽ các ứng dụng của Google, Gmail, và Google Drive đã giúp Insightly sở hữu tốc độ tăng trưởng nhanh trong năm qua và được nhiều khách hàng lựa chọn. Hiện tại Insightly cũng được tích hợp với Evernote, Office 365, Outlook, và MailChimp. Và ứng dụng di động của  Insightly hoàn toàn có thể chạy trên hệ điều hành Android và IOS.

CRMViet.

CRMViet là một trong số những phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý thông tin khách hàng. Nhờ sự tích hợp với nhiều thiết bị điện tử khác nhau, phần mềm chăm sóc khách hàng của CRMViet có khả năng sắp xếp khách hàng theo nhiều mức độ. Xây dựng chiến dịch chăm sóc khách hàng để người quản lý nắm bắt tình hình hoạt động dễ dàng. 

TrustSales.

TrustSales là một phần mềm quản lý thông tin khách hàng có sự kết hợp khá đa dạng với nhiều kênh thương mại điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp có thể trả lời tin nhắn khách hàng nhanh chóng. Nhờ vậy việc quản lý và chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả hơn rất nhiều.

Bên cạnh đó, TrustSales còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí cũng như thời gian chốt đơn, tránh việc bỏ sót đơn nhờ tính năng:

• Phân chia khách hàng, tự động lên đơn, chuyển đơn, vận chuyển và theo dõi đơn hàng.
• Quản lý kho hàng, bán hàng và công nợ.
• Quản lý sản phẩm, nhân viên, hoá đơn chi tiết và hiệu quả.
• Mọi tin nhắn SMS, Email được gửi hoàn toàn tự động.

Kết Luận.

Trên đây là tổng hợp những thông tin về phần mềm quản lý crm cũng như những giải pháp giúp doanh nghiệp có thể quản lý khách hàng từ EZSale. Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp bạn đã có thêm những kiến thức. Đồng thời cũng hiểu rõ về phần mềm chăm sóc khách hàng. Từ đó, đưa ra những lựa chọn phù hợp nhất cho quy mô kinh của mình. 

Nếu có bất kỳ khó khăn hoặc vấn đề nào cần được tư vấn. Quý khách hàng đừng ngần ngại liên hệ ngay qua số hotline: 098 154 9988 để đội ngũ nhân viên hỗ trợ ngay hôm nay nhé!