Đối với mỗi doanh nghiệp thì thông tin khách hàng chính là yếu tố vô cùng quan trọng. Nó quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu của khách hàng. Từ đó tăng cường mối quan hệ với họ. Để hiệu quả hơn trong việc quản lý thông tin thì doanh nghiệp sẽ cần có một quy trình quản lý thông tin khách hàng.  Hãy cùng EZSale tìm hiểu quy trình quản lý hiệu quả qua bài viết dưới đây nhé!

Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Có Thể Hiểu Là Gì?

Quản lý thông tin khách hàng là quy trình quản lý các dữ liệu, thông tin cũng như hành vi của khách hàng. Dữ liệu sẽ được doanh nghiệp sử dụng để tiếp cận, giao tiếp với khách hàng.

Quản lý thông tin khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được những nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Và đưa ra các kế hoạch bán hàng, chiến lược tiếp thị phù hợp. 

Ngoài ra, nó cũng giúp doanh nghiệp duy trì một cơ sở dữ liệu chính xác. Từ đó, giúp tối ưu hóa giá trị từ khách hàng hiện tại và thu hút thêm khách hàng mới.

Các Nhóm Khách Hàng Cần Quản Lý Thông Tin 

• Nhóm khách hàng hiện tại: Là những khách hàng đang sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại.
• Nhóm khách hàng tiềm năng: Những khách hàng có khả năng mua, sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp trong tương lai.
• Nhóm khách hàng đã từng mua hàng: Khách hàng đã từng mua, sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp trong quá khứ.
• Nhóm khách hàng bị hủy: Là những khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, nhưng họ đã chọn không tiếp tục sử dụng sản phẩm/dịch vụ nữa.
• Nhóm khách hàng quan trọng: Đây là khách hàng có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp (ví dụ như khách hàng VIP,  đối tác…).
• Nhóm khách hàng trung thành: Là những khách hàng đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp trong thời gian dài và sử dụng thường xuyên.

Quy Trình Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Hiệu Quả Với 5 Bước

Sau khi tìm hiểu về quản lý thông tin khách hàng là gì, tiếp theo hãy cùng EZSale tìm hiểu về quy trình quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhé!

Bước 1: Bắt đầu thu thập thông tin của khách hàng

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý thông tin khách hàng chính là thu thập thông tin khách hàng. Doanh nghiệp cần phải nắm bắt, thu thập thông tin khách hàng. Những thông tin đó bao gồm: tên, sở thích, hành vi… Hay có thể là bất cứ thông tin nào giúp ích cho doanh nghiệp.

Thông tin khách hàng càng chi tiết, đầy đủ thì sẽ giúp các hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả hơn. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những chính sách cho khách hàng. Và những cách tiếp cận khách hàng phù hợp hơn.

Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau:

• Từ website của doanh nghiệp: Nơi khách hàng thường xuyên truy cập để tìm hiểu về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
• Thu thập thông tin khách hàng qua mạng xã hội như: Facebook, LinkedIn, Instagram…
• Các cuộc hội thảo và triển lãm: Doanh nghiệp có thể tham gia vào các sự kiện này để thu thập thông tin khách hàng.
• Tiến hành khảo sát để thu thập thông tin: Doanh nghiệp có thể khảo sát để thu thập ý kiến và các đánh giá từ khách hàng.

Bước 2: Tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng

Bước tiếp theo chính là xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng. 

Thu thập thông tin khách hàng xong, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng. Và lưu trữ thông tin một cách an toàn, bảo mật. Cơ sở dữ liệu sẽ được quản lý một cách có hệ thống và tập trung vào một nền tảng duy nhất.  Để doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.

Bước 3: Phân tích thông tin khách hàng 

Việc phân tích dữ liệu giúp cho doanh nghiệp tối ưu được các chiến lược kinh doanh, tiếp thị. Bằng cách dựa vào thói quen mua hàng, hành vi, sở thích… của khách hàng.

Phân tích khách hàng sẽ bao gồm các giai đoạn:

• Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu doanh nghiệp hướng tới.
• Tìm hiểu về nhu cầu, mong muốn và những khó khăn của khách hàng.
• Dựa vào đặc điểm, hành vi sẽ phân loại khách hàng thành những nhóm khác nhau.
• Xây dựng chi tiết hồ sơ của khách hàng.

Nhờ có việc phân tích khách hàng mà doanh nghiệp có thể tập trung hiệu quả các chiến dịch tiếp thị phù hợp hơn cho từng nhóm khách hàng.

Bước 4: Tiến hành quản lý dữ liệu khách hàng

Quy trình quản lý thông tin khách hàng sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải quản lý tốt dữ liệu khách hàng. Bởi đây chính là nguồn thông tin vô cùng quan trọng và cần thiết trong tương lai.

Thông tin khách hàng cần phải được quản lý và giám sát theo quy trình của doanh nghiệp. Cần đảm bảo rằng thông tin của khách hàng được sử dụng là chính xác và đáng tin cậy. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải bảo mật dữ liệu để đảm bảo tính riêng tư cho họ.

Bước 5: Sử dụng thông tin khách hàng

Bước cuối cùng của quy trình quản lý thông tin khách hàng chính là sử dụng thông tin của khách hàng một cách hiệu quả. Dựa vào những thông tin mà khách hàng cung cấp. Doanh nghiệp có thể tập trung vào việc nuôi dưỡng nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Từ đó:

• Thông qua hành vi của khách hàng cải thiện được các hoạt động tiếp thị.
• Nhờ có những phản hồi về sản phẩm/dịch vụ, doanh nghiệp có thể cải thiện sản phẩm/dịch vụ của mình.
• Tối ưu các chương trình khuyến mại, ưu đãi…
• Tạo cho khách hàng một trải nghiệm cá nhân hoá.
• Những thông tin đã thu thập của khách hàng, dựa vào đó doanh nghiệp có thể sáng tạo những nội dung thú vị. Hoặc sáng tạo ra sản phẩm/dịch vụ mới.

Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Hiệu Quả Với Phần Mềm Quản Lý.

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay đã mang đến các giải pháp phần mềm quản lý cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý thông tin khách hàng đã giúp giải quyết nỗi lo của doanh nghiệp. Một trong số đó có thể kể đến hệ thống CRM tại EZSale. Khi sử dụng hệ thống của EZSale, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích như:

• Quản lý đội ngũ telesale giúp doanh nghiệp: Hệ thống có khả năng nắm bắt được năng lực làm việc của từng nhân viên. Hệ thống sẽ tự động giao việc theo đúng năng lực của nhân viên.
• Chấm công thông minh và linh hoạt: Tính năng báo cáo vị trí giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên. CRM có thể xác định được chính xác vị trí làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, thiết bị thông minh cần có kết nối mạng để việc chấm công được thuận tiện hơn.
• Đơn giản hoá quy trình làm việc của nhân viên tư vấn: Nhân viên có thể trực tiếp gọi điện qua app một cách đơn giản. Ngoài ra, hệ thống còn cập nhật trạng thái khách hàng. Nhờ đó, nhân viên tư vấn có thể theo dõi quá trình mua hàng của khách hàng. Từ đó có những cách tư vấn phù hợp hơn với khách hàng. 
• Hệ thống giúp quản lý chất lượng cuộc gọi: Mọi lịch sử tương tác giữa nhân viên với khách hàng sẽ được cập nhật realtime. Hệ thống có tính năng ghi âm cuộc gọi. Doanh nghiệp có thể nghe lại bất cứ cuộc gọi nào với khách hàng. Dựa vào đó, sẽ biết được những sai sót và có cách khắc phục.

Kết Luận

Tóm lại, quy trình quản lý thông tin khách hàng sẽ là một hoạt động quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Mong rằng với những chia sẻ ở trên, doanh nghiệp đã có thể quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả. 

Nếu doanh nghiệp bạn còn bất cứ thắc mắc gì về phần mềm quản lý thông tin khách hàng thì đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với EZSale qua Hotline: 0981 549 988 để nhận được ưu đãi nhé!