Bài 6: Thiết lập KPI không phù hợp – Lý do khiến kinh doanh thất bại | Series “Quản lý Sale như nào cho chuẩn?”

KPI là chỉ số đo lường hiệu quả làm việc của từng bộ phận trong công ty. Và nó là cách làm được sử dụng nhiều nhất hiện nay bởi hầu hết các doanh nghiệp vì ưu điểm của nó. 

Cách lập KPI sao cho phù hợp với từng cá nhân, phòng ban và vị trí công việc? Luôn là nỗi băn khoăn của các chủ doanh nghiệp, nhà quản trị. Như: lập KPI cho Sale, marketer, kế toán, kho bãi,… như nào để phù hợp và đem lại hiệu quả tối đa? Hãy cùng EZSale tìm hiểu chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé!

Vai Trò Của KPI Đối Với Sự Thành Công Của Doanh Nghiệp?

Không thể phủ nhận tầm quan trọng của KPI đối với mọi hoạt động mà công ty đang thực hiện. Nếu như con người là yếu tố cốt lõi của sự thành công thì KPI chính là phương tiện để nhân sự hướng tới sự thành công đó.

Vai trò của KPI đối với nhà quản trị/ quản lý:

Giúp nhà quản trị theo dõi chính xác hiệu suất làm việc của nhân sự. Để từ đó có những điều chỉnh kịp thời khi cần, đồng thời đề ra những chế độ lương thưởng phù hợp.
Giúp nhà quản trị đánh giá khách quan và minh bạch những gì công ty đang thực hiện. Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng hay không. 

Giúp nhà quản trị đặt ra một quy trình làm việc bài bản để các phòng ban, vị trí có thể follow KPI đã đặt ra. 

Vai trò của KPI đối với nhân viên:

Giúp nhân viên vạch ra những đầu việc cụ thể nhằm theo sát KPI ban đầu. Từ đó có những kế hoạch làm việc chi tiết, tránh tình trạng sót việc. Kết quả đạt được sẽ cao hơn. 

Tạo ra động lực to lớn thúc đẩy nhân viên hoàn thành mục tiêu. Khi đã có những chỉ số KPI cụ thể, nhân viên có trách nhiệm phải hoàn thành nó. Nhân viên có xu hướng được khẳng định bản thân. Điều này thúc đẩy họ cố gắng nhiều hơn nhằm hướng tới mục tiêu chung của cả team và cá nhân mình.

KPI giúp nhân viên nhận ra được những khiếm khuyết ở chuyên môn và năng lực của mình. Cụ thể, cùng một chỉ số KPI, có người hoàn thành có người không. Điều đó đã phản ánh phần nào năng lực của mỗi người. Nhờ vậy, nhân viên nhận thức được mình yếu kém để tự hoàn thiện mình hơn.

Cách Thiết Lập KPI Phù Hợp Từng Vị Trí Trong Doanh Nghiệp

Để thiết lập KPI phù hợp với từng vị trí trong doanh nghiệp. Nhà quản trị cần nghiên cứu kỹ lưỡng và đánh giá sáng suốt. Nó có thể đi theo 5 bước sau đây:

Bước 1: Xác định người xây dựng KPI.

Thông thường, trưởng bộ phận là người sẽ nắm bắt rõ nhất những yêu cầu công việc mà phòng ban đảm nhận. Do vậy, họ thường sẽ trực tiếp thiết lập KPI cho từng vị trí ở phòng ban đó. Tuy nhiên, để tự phòng ban lập KPI có thể sẽ xảy ra tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Nên để nhà quản trị hoặc quản lý nhân sự kiểm định trước khi quyết định KPI chính thức.

Song với đó, nhà quản trị cấp cao cũng có thể thiết lập KPI. Nhưng trường hợp này có thể dẫn đến KPI không sát thực tế hoặc không đúng chức năng của bộ phận. Do vậy, kết quả đạt được sẽ không cao.

Bước 2: Xác định chỉ số KPI.

Mỗi vị trí trong từng phòng ban đều sẽ có những mục tiêu riêng. Do đó việc thiết lập KPI cũng cần phải gắn liền với những mục tiêu này. Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình SMART để xác định các chỉ số KPI cần thiết:

• S – Specific (Cụ thể): mục tiêu đặt ra cần cụ thể và chi tiết, bao gồm những đầu việc nào, ai đảm nhận,…. Điều này sẽ giúp nhân sự nắm rõ việc cần làm để thực hiện hóa tầm nhìn.
• M – Measurable (Có thể đo lường): Không có những chỉ số có thể đo lường được thì kết quả công việc sẽ rất khó xác định. Và nó trở nên vô nghĩa nếu doanh nghiệp cứ làm việc mà không biết có hiệu quả hay không.

• A – Attainable (Có thể đạt được): Là những mục tiêu được xây dựng dựa trên những kiến tạo đã có. Ví dụ, DN bán lẻ vừa thành lập 2 tháng, mục tiêu trở thành DN có thị phần cao nhất trong 3 tháng tới. Đó là điều rất khó để thực hiện.
• R – Relevant (Thực tế): Là những mục tiêu sát với năng lực hiện tại của phòng ban. Việc đặt mục tiêu quá xa vời khiến nhân viên dù đã nỗ lực hết mình nhưng vẫn khó hoàn thành. Điều này tạo ra sự chán nản, thiếu động lực trong công việc và ảnh hưởng xấu đến tâm lý của Sale.
• T – Timebound (Thời gian cụ thể): Thời gian giới hạn sẽ giúp nhân viên kỷ luật hơn. Do vậy nhà quản lý cần đặt ra những mốc thời gian cụ thể để nhân viên điều chỉnh tiến độ hoàn thành và sát sao với công việc của mình.

Bước 3: Đánh giá tiến độ hoàn thành KPI.

Sau khi đã thiết lập KPI thành công và đi vào thực hiện. Doanh nghiệp tiến hành đánh giá tiến độ hoàn thành KPI để tìm ra điểm hạn chế cần khắc phục. Thông thường, tiến độ hoàn thành KPI có thể chia thành 3 nhóm là:

• Nhóm A: tốn nhiều thời gian thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
• Nhóm B: tốn ít thời gian thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc/và tốn nhiều thời gian thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
• Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Tùy thuộc vào tỷ lệ của từng nhóm, doanh nghiệp đưa ra quyết định cần thay đổi ở đâu và phát huy KPI nào. 

Việc đánh giá tiến độ hoàn thành KPI giúp doanh nghiệp quản lý chính xác cả nhân sự và hiệu suất làm việc. Từ đó tạo cơ sở để thiết lập KPI chuẩn hơn cho những tháng, quý tiếp theo.

Phần mềm đánh giá KPI chính xác và hiệu quả: EZSale .

Hiện nay, EZSale hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý và theo dõi KPI realtime hiệu quả hơn thông qua Hệ thống CRM tích hợp tổng đài. Với hệ thống này, các chỉ số KPI đều được cập nhật tức thì ngay sau khi nhân viên thực hiện. Người dùng không cần ghi chép thủ công, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

Nhờ tính năng cập nhật tự động, nhà quản lý không cần chờ tới báo cáo cuối ngày, tuần, tháng. Giúp theo dõi sát sao KPI và luôn sẵn sàng cho những thay đổi bất ngờ.

Bên cạnh đó, thay vì thiết lập KPI theo cách thủ công – mất nhiều thời gian. Thì giờ đây, nhà quản trị có thể thiết lập KPI trực tiếp cho nhân viên mà mình muốn. Nhờ tính năng thiết lập KPI trong CRM của EZSale:

Với EZSale, việc quản lý và đánh giá KPI không còn là nỗi vất vả của nhà quản lý. Mọi thứ đều trở nên đơn giản và tự động hóa. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực để gia tăng doanh số và phát triển kinh doanh.

Tìm hiểu chi tiết hơn về Hệ thống CRM tích hợp tổng đài của EZSale!

Bước 4: Tính lương thưởng theo KPI.

Mức lương thưởng này nên được quy định ngay từ đầu. Sau khi có kết quả KPI, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó để ra quyết định thưởng cho cá nhân hoặc team. Việc thưởng theo KPI là động lực to lớn để thúc đẩy sự phát triển của nhân viên. Đặc biệt là phòng kinh doanh, nhận thưởng theo KPI chính là cách để Sale nỗ lực hết mình nhằm gia tăng doanh số cho doanh nghiệp.

Bước 5: Điều chỉnh, tối ưu KPI.

Hãy xem xét xem cách thiết lập KPI mà doanh nghiệp đang thực hiện có phù hợp không. Thông thường sẽ phải mất tới vài tháng để KPI đi vào ổn định. Tuy nhiên, để KPI đạt mức tối ưu, doanh nghiệp cần duy trì trong thời gian dài.

Các Chỉ Số KPI Phù Hợp Với Từng Vị Trí Trong Doanh Nghiệp.

Mỗi vị trí sẽ có những mục tiêu và tính chất công việc khác nhau. Do vậy cách lập KPI của từng bộ phận cũng không thể tương tự nhau được. Sau đây là những loại KPI doanh nghiệp có thể đặt ra cho mỗi vị trí trong doanh nghiệp mình:

KPI cho nhân viên kinh doanh bao gồm:

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh số, doanh thu hàng tháng
• Lợi nhuận bình quân
• Số lượng cơ hội bán hàng
• Số hợp đồng đã ký thành công
• Số khách hàng mới, khách hàng tiềm năng và khách hàng tiếp cận
• Số cuộc gọi đã thực hiện
• Số meeting/demo/báo giá

KPI cho nhân viên marketing

• Nhà quản trị có thể tham khảo những KPI dưới đây để thiết lập cho phòng marketing:
• Số lượng khách hàng tiềm năng: Lead, MQL,…
• Tỷ lệ chuyển đổi từ traffic sang khách hàng tiềm năng.
• Số lượng traffic tự nhiên đã truy cập website.
• Số lượng bài viết/content mới trong tháng.
• Số lượng người tiếp cận trên mạng xã hội.
• Số tương tác trên mỗi bài viết.
• Số người theo dõi các trang mạng xã hội của doanh nghiệp.
• Ngân sách cho các chiến dịch quảng cáo.

KPI cho nhân viên content

Các chỉ số KPI dành cho vị trí content:

• Tổng lưu lượng click website – Overall traffic
• Tỷ lệ nhấp chuột CTR
• Tỷ lệ chuyển đổi CR 
• Số lượng tương tác và tiếp cận của bài viết
• Lượt xem bài viết – Article views
• New user
• Ranking keyword
• Đường link building
• ROI

KPI cho nhân viên chăm sóc khách hàng

• Số khách hàng khiếu nại
• Số khiếu nại đã được giải quyết
• Tỷ lệ khách hàng rời bỏ doanh nghiệp
• Tỷ lệ khách hàng quay trở lại với doanh nghiệp
• Chỉ số hài lòng của khách hàng
• …….

KPI cho bộ phận nhân sự

• Số CV
• Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số CV
• Số nhân viên mới
• Độ dài vòng đời nhân viên
• Số sự kiện tổ chức hàng tháng
• ……

Phụ thuộc vào đặc điểm sản phẩm và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà những chỉ số KPI của từng bộ phận sẽ khác nhau. Nhà quản lý cần xác định chính xác các chỉ số KPI cần có của bộ phận mình. Để kết quả làm việc được cải thiện tối đa nhất. 

Kết Luận.

Như vậy có thể thấy, thiết lập KPI phù hợp với từng vị trí trong doanh nghiệp là việc rất quan trọng. Bất kể hoạt động trong lĩnh vực nào, doanh nghiệp cũng cần nghiêm túc với vấn đề này. Nó sẽ là kim chỉ nam dẫn doanh nghiệp tới thành công bền vững.

Hi vọng với bài viết này,  đã mang đến cho nhà quản trị những cái nhìn chuẩn xác hơn về thiết lập KPI. Nếu như doanh nghiệp bạn vẫn còn đang loay hoay với cách thiết lập KPI cho phù hợp và cần được tư vấn. Liên hệ ngay đến EZSale qua số Hotline: 098 154 9988 để chúng tôi được hỗ trợ bạn!