Quy trình triển khai CRM không chỉ đơn thuần là việc cài đặt một phần mềm, mà nó còn là chiến lược liên quan đến nhiều khía cạnh của doanh nghiệp. Ở bài viết này, hãy cùng EZSale tìm hiểu quy trình triển khai CRM với 6 bước đơn giản nhé!

I. Quy Trình Triển Khai CRM Với 6 Bước Đơn Giản

Bước 1: Xác định mục tiêu cụ thể và xây dựng đội ngũ triển khai

Bước đầu tiên của quy trình triển khai CRM, doanh nghiệp sẽ cần phải xác định mục tiêu muốn đạt được theo thứ tự ưu tiên và theo thời gian, theo từng giai đoạn. Những mục tiêu doanh nghiệp đặt ra cần phải cụ thể, rõ ràng và có thể theo dõi, đánh giá được. Doanh nghiệp phải đảm bảo được mục tiêu đó tuân theo quy tắc SMART. Mỗi một mục tiêu cần phải gắn với từng giai đoạn.

Điều quan trọng trong quy trình triển khai CRM là doanh nghiệp phải thành lập được một nhóm triển khai. Đội ngũ này cần phải có chuyên môn về quản lý khách hàng, chiến lược quan hệ khách hàng, thành thạo phần mềm CRM. Đội ngũ triển khai cần bao gồm

• Đại diện cho công ty, quản lý điều hành chung
• Quản lý của dự án
• Trưởng phòng kinh doanh – đại diện cho phòng ban sử dụng phần mềm CRM
• Đội ngũ kỹ thuật triển khai thuộc đối tác công nghệ của doanh nghiệp

Bước 2: Đánh giá nhu cầu sử dụng CRM 

Bước tiếp theo của quy trình triển khai CRM đó là doanh nghiệp cần phải đánh giá nhu cầu sử dụng của mình:

• Hiện trạng của doanh nghiệp: Sản phẩm/dịch vụ và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp là gì? Nhóm đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn hướng đến là ai? Mô hình kinh doanh của doanh nghiệp là gì? Đâu là các kênh mà doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh?
• Nhu cầu của doanh nghiệp khi triển khai CRM: Mục đích khi doanh nghiệp triển khai CRM là gì? Những vấn đề mà doanh nghiệp nghĩ phần mềm CRM có thể cải thiện được là gì? Tính năng CRM nào cần thiết cho doanh nghiệp?
• Nguồn tài chính của doanh nghiệp: Chi phí ước lượng để doanh nghiệp triển khai CRM là bao nhiêu? Chi phí đó được phân bổ như thế nào, có chi phí phát sinh hay không?
• Phương pháp ứng dụng CRM: Doanh nghiệp sẽ ứng dụng CRM vào quy trình của mình như thế nào? Có những sự thay đổi nào trong doanh nghiệp khi sử dụng CRM?

Nhận tài khoản Demo phần mềm CRM miễn phí!

Bước 3: Dự đoán ngân sách khi triển khai CRM

Để quy trình triển khai CRM được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần phải đánh giá đổng chi phí để thực hiện dự án là bao nhiêu và có những cách phân bổ phù hợp.

Tính toán cho mọi thứ

Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn. Nó sẽ bao gồm cả việc giảm thiểu chi phí trong quy trình triển khai CRM. Việc đầu tư này sẽ mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp theo thời gian. Hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp đã tính toán cẩn thận mọi khía cạnh, bao gồm cả chi phí và lợi ích dự kiến.

Giá trị doanh nghiệp nhận được

Doanh nghiệp cần xem xét một cách cẩn thận các lợi ích mà phần mềm CRM có thể mang lại. Hãy đánh giá những ưu điểm của phần mềm CRM. Và đo lường hiệu quả của nó thông qua các số liệu và chỉ số cụ thể doanh nghiệp có thể đánh giá một cách khách quan nhất.

Đánh giá rủi ro

Hãy nghiên cứu, xem xét những sai sót có thể xảy ra. Những rủi ro này có thể khác nhau nhưng khi biết rõ đó là gì, doanh nghiệp có thể quản lý chúng. Bằng việc thực hiện đánh giá rủi ro tỉ mỉ, doanh nghiệp có thể xây dựng một kế hoạch ngân sách chính xác và thực tế.

Bước 4: Triển khai phần mềm CRM

Đây là bước doanh nghiệp cần cẩn thận nhất trong quy trình triển khai CRM. Doanh nghiệp cần phối hợp với các đối tác triển khai để đánh giá xem có cần thiết phải điều chỉnh quy trình kinh doanh để triển khai CRM hiệu quả không. Nếu cần thì doanh nghiệp cần phải cải tiến hoặc sửa đổi trước khi bắt đầu triển khai hệ thống CRM.

Triển khai phần mềm CRM

Chuẩn bị dữ liệu đầu vào để triển khai CRM

Trước khi bắt đầu triển khai CRM, doanh nghiệp cần xây dựng một bản sao và tổng hợp dữ liệu và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu để sẵn sàng cho việc nhập vào hệ thống. Cần thực hiện kiểm tra và xác minh thông tin, loại bỏ dữ liệu không chính xác và cập nhật thông tin của khách hàng nếu cần thiết.

Phân quyền sử dụng CRM

Bảo mật dữ liệu khách hàng là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định rõ và cấu hình quyền truy cập và quyền sử dụng dữ liệu cho từng người dùng trong hệ thống CRM. Để từ đó, bảo đảm thông tin sẽ được bảo mật và việc quản lý cũng sẽ hiệu quả hơn.

Giám sát các hoạt động triển khai CRM

Sau khi ký hợp đồng triển khai CRM với đối tác công nghệ, doanh nghiệp cần chuyển giao dữ liệu và tài liệu cần thiết cho đối tác và tiếp tục theo dõi tiến trình triển khai. Trưởng dự án phải đảm bảo quản lý và giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện, cộng tác với nhóm người dùng để giải quyết mọi vấn đề và yêu cầu một cách nhanh chóng.

Các nhà quản lý cần thường xuyên đánh giá tiến độ và kết quả của triển khai để có thể điều chỉnh kế hoạch và đảm bảo thực hiện theo đúng mốc thời gian và mục tiêu đã đề ra.

Nhận tài khoản Demo phần mềm CRM miễn phí!

Bước 5: Đánh giá hệ thống

Sau một thời gian triển khai thực tế, doanh nghiệp cần theo dõi một số chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả của hệ thống CRM và đưa ra phương án tối ưu cho mình.

Đánh giá hệ thống

Hoạt động của phần mềm CRM

Doanh nghiệp cần xem xét số lượng người sử dụng hệ thống, tần suất sử dụng và hoạt động mà họ thực hiện. Những thống kê này giúp nhà quản lý đánh giá liệu hệ thống CRM có thực sự hữu ích cho doanh nghiệp hay không. Nó cũng cho biết liệu nhân viên có sẵn sàng và hiệu quả trong việc sử dụng CRM hay không?

Chất lượng đầu vào, đầu ra

Doanh nghiệp cần đánh giá chất lượng dữ liệu khách hàng thu thập trong hệ thống và tỷ lệ chuyển đổi của dữ liệu đó trong quá trình kinh doanh. Nó bao gồm tỷ lệ khách hàng hỏi về sản phẩm/dịch vụ, tỷ lệ khách hàng muốn báo giá, tỷ lệ khách hàng muốn được demo và thảo luận sâu về sản phẩm….

Số liệu trong quá trình kinh doanh

Đây là yếu tố quan trọng để đánh giá liệu hệ thống CRM có thực sự mang lại lợi nhuận và doanh thu cho doanh nghiệp hay không. Doanh nghiệp nên đánh giá mức độ tăng trưởng trong doanh số kinh doanh trước và sau khi sử dụng hệ thống CRM để đo lường hiệu suất và hiệu quả của hệ thống trong việc tạo ra giá trị kinh doanh.

Bước 6: Xây dựng kế hoạch triển khai hệ thống CRM lâu dài

Bước cuối cùng của quy trình triển khai CRM, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch triển khai hệ thống CRM lâu dài để nâng cao hiệu quả sử dụng của CRM. 

Kế hoạch triển khai này có thể được phân chia thành ngắn hạn hoặc dài hạn và có thể được triển khai trong nhiều giai đoạn khác nhau. Thậm chí, trong quá trình triển khai, các doanh nghiệp vẫn cần duy trì tính linh hoạt để điều chỉnh và thay đổi kế hoạch dựa trên các đặc điểm cụ thể và mục tiêu kinh doanh của mình.

Nhận tài khoản Demo phần mềm CRM miễn phí!

Xây dựng kế hoạch triển khai hệ thống CRM lâu dài

II. Những Yếu Tố Ảnh Hưởng Tới Việc Triển Khai CRM

1. Yếu tố từ môi trường bên trong doanh nghiệp

Yếu tố tài chính

Triển khai và nâng cấp hệ thống CRM luôn đòi hỏi một nguồn tài chính vững chắc từ doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp phân tích kỹ lưỡng về tình hình tài chính của mình và đánh giá khả năng chi trả cho CRM lâu dài hay không. Doanh nghiệp sẽ phải xây dựng một kế hoạch tài chính cụ thể cho việc triển khai CRM. Phân bổ nguồn lực tài chính một cách hợp lý để đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả.

Yếu tố con người

Trong quá trình triển khai hệ thống CRM, yếu tố con người sẽ đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Nhân viên trong doanh nghiệp là người đưa ra những sáng kiến và thông tin quan trọng để thiết lập một hệ thống phù hợp. Vì vậy, nhân viên cần phải chủ động trong việc hỗ trợ triển khai CRM. Họ cần phải có sự hiểu biết về khách hàng và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, họ cần phải nắm vững kiến thức liên quan đến hệ thống CRM, cách sử dụng nó, và cách tích hợp CRM vào quy trình kinh doanh hiện tại.

Yếu tố con người

Yếu tố về công nghệ

Mỗi một hệ thống CRM khi triển khai trong doanh nghiệp sẽ không giống nhau. Bởi doanh nghiệp sẽ yêu cầu các tính năng, tính tự động hoá và cách sử dụng khác nhau để phù hợp với cách vận hành của mình. Hệ thống CRM sẽ phải gắn chặt với doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu lâu dài. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ các yếu tố trên để đưa ra sự lựa chọn phù hợp. 

Yếu tố văn hoá công ty

Yếu tố văn hoá công ty sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu suất công việc của doanh nghiệp. Nhân viên trong doanh nghiệp bắt buộc phải làm quen, hiểu rõ về phần mềm CRM và các kế hoạch liên quan. Do đó, nhân viên sẽ cần phải thay đổi phương thức, thái độ làm việc và vận dụng hệ thống CRM để làm việc hiệu quả hơn.

Nhận tài khoản Demo phần mềm CRM miễn phí!

2. Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

Yếu tố thị trường

Mục đích chính khi triển khai CRM đó chính là tối ưu hoạt động kinh doanh. Dựa vào đó, thu hút và giữ chân nhiều khách hàng ở lại hơn. Thị trường sẽ là yếu tố quan trọng khi triển khai hệ thống CRM. Tùy thuộc vào đặc điểm của thị trường mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn phần mềm CRM cho phù hợp.

Yếu tố thị trường

Quy định về vấn đề bảo mật dữ liệu khách hàng

Các quy định về bảo mật và quản lý dữ liệu đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống CRM. Thông thường, các doanh nghiệp phải tuân theo các yêu cầu về bảo mật thông tin cá nhân của khách hàng. Khách hàng cũng có quyền kiểm soát việc họ đồng ý hoặc không đồng ý cho việc thu thập dữ liệu của họ cho từng mục đích cụ thể. Điều này, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân theo các quy định và đảm bảo tính tuân thủ với các quy tắc về quản lý và bảo mật dữ liệu.

Các đối tác thực hiện

Trên thị trường, có nhiều đối tác cung cấp CRM và giúp doanh nghiệp triển khai. Tuy nhiên, việc tìm kiếm những đơn vị có chuyên môn và nhiều năm kinh nghiệm không phải điều dễ dàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ càng, tìm kiếm những đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp và uy tín.

Nhận tài khoản Demo phần mềm CRM miễn phí!

3. EZSale – Đơn Vị Cung Cấp Phần Mềm CRM Uy Tín

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm CRM, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp có quy mô lớn, nhỏ vẫn đang tin dùng hệ thống CRM của EZSale. Vậy điều gì đã khiến CRM của EZSale thu hút, hấp dẫn các doanh nghiệp như vậy?

Khi triển khai phần mềm CRM tại EZSale, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tính năng để phù hợp với quy trình vận hành của mình. Đồng thời đội ngũ triển khai, hỗ trợ nhiệt tình, 24/7 để doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống CRM hiệu quả và phù hợp nhất.

Hệ thống CRM tại EZSale có nhiều tính năng nổi bật có thể kể đến như: tính năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều kênh về một nguồn duy nhất, tính năng đánh giá năng lực nhân viên, tự động phân chia KPI phù hợp, nghe lại file ghi âm cuộc gọi… Nhờ có CRM doanh nghiệp sẽ có thể tối ưu quy trình quản lý thông tin và hoạt động kinh doanh của mình.

Nhận tài khoản Demo phần mềm CRM của EZSale miễn phí!

4. Kết Luận

Trên đây chính là quy trình triển khai CRM với 6 bước đơn giản mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong việc triển khai CRM để hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một hệ thống CRM uy tín và hiệu quả thì hãy liên hệ ngay với EZSale qua Hotline: 0981 549 988 hoặc để lại thông tin để nhận được tư vấn, hỗ trợ chi tiết từ chúng tôi nhé!