Bài 2: Cách quản lý KPIs của Sale hiệu quả cho nhà quản trị | Series “Quản lý Sale như nào cho chuẩn?”

Việc xác định KPIs và quản lý KPIs của Sale là rất quan trọng, nhưng cũng không kém phần khó khăn đối với nhà quản trị. Vì nó là một chỉ số phản ánh tiến độ và kết quả làm việc của nhân viên Sale trong một khoảng thời gian nhất định.

Vậy phải làm thế nào để quản lý KPIs hiệu quả?

Tại sao doanh nghiệp cần Quản lý KPIs của Sale ?

• Hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp

Dựa trên những chỉ số KPIs cụ thể, nhà quản trị biết được thực trạng công việc mà phòng kinh doanh đang thực hiện. Từ đó đưa ra những chiến lược phát triển phù hợp, nhằm bám sát mục tiêu doanh nghiệp. 

Việc hoạch định chiến lược cũng giúp các phòng ban nói chung và Sale nói riêng có những kế hoạch làm việc chi tiết. Giúp thúc đẩy khả năng phát triển của nhân sự. 

• Báo động nguy cơ không đạt được mục tiêu

KPIs giúp nhân sự theo dõi tiến trình làm việc của mình, nó có khả năng cảnh báo rằng Sale có thể đạt được mục tiêu hay không. Từ đó điều chỉnh cách làm việc trước khi mọi thứ vượt ngoài tầm kiểm soát. 

KPIs cũng giúp Sale phân tích được biến động thị trường bằng những con số cụ thể. Nhờ đó mà mục tiêu doanh nghiệp được kiểm soát chặt chẽ, chính xác và có hiệu quả.

• Điều chỉnh và thúc đẩy sự phát triển của Sale

Bằng việc đặt ra những KPIs công khai và minh bạch, nó khuyến khích Sale cố gắng nhiều hơn. Đồng thời, tạo ra một môi trường năng động và sự cạnh tranh giữa các Sale với nhau, luôn nỗ lực để đạt được mục tiêu và khẳng định bản thân. 

Ngoài ra, theo dõi KPIs theo thời gian thực còn giúp Sale cập nhật liên tục kết quả làm việc của mình. Quản lý KPIs cũng trở nên đơn giản hơn. Nhà quản trị và Sales đều có thể cập nhật KPIs tức thì, giúp đưa ra đánh giá chính xác.

Cách giúp quản lý KPIs của Sale hiệu quả cho nhà quản trị

• Cần thống nhất quan điểm từ ban lãnh đạo tới các phòng ban 

Doanh nghiệp cần truyền thông đến tất cả nhân viên về mục tiêu dài hạn/ngắn hạn của mình. Thống nhất mục tiêu của các phòng ban nhằm hướng tới mục tiêu chung. Và cả về những KPIs nhằm đạt được mục tiêu đó. Từ đó giúp nhân viên nói chung và Sale nói riêng chủ động nắm bắt thông tin. Đồng thời follow KPIs cá nhân cũng như KPIs cả team.

• Yêu cầu báo cáo liên tục

Để quản lý và kịp thời chỉnh sửa KPIs sao cho phù hợp với mục tiêu. Nhà quản trị cần cập nhật KPIs liên tục. Do vậy các phòng ban nên định kỳ báo cáo kết quả ngày, tuần, tháng, quý để nhà quản trị nắm bắt chính xác về kết quả mà công ty đang thực hiện. Nhằm chỉnh sửa và đưa ra hướng giải quyết kịp thời. 

Đây là cách mà hầu hết mọi doanh nghiệp đều dùng. Tuy nhiên nó để lại một bất tiện là nhà quản trị phải chờ tới tận cuối tuần, cuối tháng mới biết được KPIs phòng kinh doanh đang làm việc. Điều này gây ra cảm giác trì trệ thông tin, không mang tính tức thì và cồng kềnh giấy tờ, thủ tục, thời gian. 

• Sử dụng công cụ hỗ trợ

Hiện nay, khi công nghệ ngày càng phát triển, các doanh nghiệp dần chuyển đổi số mọi hoạt động kinh doanh của mình. Và quản lý KPIs bằng công cụ hỗ trợ cũng không nằm ngoài vòng phát triển đó.

Doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ hiện đại giúp tối ưu hóa việc quản lý thông qua những giải nhằm hỗ trợ cho phòng kinh phòng. Công cụ hỗ trợ không chỉ đem lại kết quả cao, hiệu suất vượt trội. Mà nó còn giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và cả sức lực.

Hệ thống CRM tích hợp tổng đài của EZSale giúp Quản lý KPIs hiệu quả hơn

Thấu hiểu được vai trò quan trọng của việc quản lý KPIs hiệu quả. EZSale mang đến cho các doanh nghiệp giải pháp sử dụng Hệ thống CRM tích hợp tổng đài. Nó giúp việc quản lý KPIs cũng như CSKH diễn ra đơn giản và chính xác hơn bao giờ hết. 

Hệ thống CRM tích hợp tổng đài của EZSale giúp doanh nghiệp quản lý KPIs như sau:

• Quản lý KPIs cuộc gọi

Số lượng cuộc gọi trên một ngày là vấn đề mà nhà quản lý rất quan tâm. Để gia tăng được doanh số, các Sale cần Telesale thật nhiều nhằm gia tăng phạm vi tiếp cận khách hàng. Do vậy, chỉ số này là cần thiết để theo dõi hiệu suất làm việc của một nhân viên.

Với hệ thống CRM của EZSale, nhà quản trị không chỉ biết số cuộc gọi thành công mà một Sale đã thực hiện. Thậm chí, nhà quản trị còn nghe lại được ghi âm cuộc gọi. Điều này giúp họ biết Sale có thật sự tư vấn và trao đổi với khách hàng hay không.

Kết quả cuộc gọi sẽ được cập nhật tức thì theo thời gian thực ngay sau khi Sale tắt máy. Nhờ vậy mà việc quản lý KPIs và theo dõi tiến độ làm việc sẽ chính xác và nhanh gọn hơn rất nhiều so với cách quản lý truyền thống. 

• Quản lý KPIs khách hàng

Một Sale đang phụ trách những khách hàng nào? Có bao nhiêu khách hàng mới và khách hàng tiềm năng trên tổng KPIs đặt ra? Đã chốt thành công bao nhiêu khách hàng? Còn bao nhiêu khách hàng cần tiếp cận, gọi lại? Đây đều là những chỉ số quan trọng để theo dõi tiến độ làm việc của Sale. 

Những KPIs liên quan đến khách hàng đều được cập nhật liên tục trên Hệ thống CRM của EZSale. Sale thực hiện cuộc gọi và phân loại khách hàng theo từng nhóm kể trên, số lượng sẽ được hệ thống cập nhật tự động.

Việc quản lý KPIs khách hàng của Sale và nhà quản trị đều trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết

• Quản lý KPIs cơ hội

Hệ thống CRM của EZSale cập nhật cả số cơ hội mà Sale đạt được. Đây là một chỉ số mà không phải ở công ty nào cũng đặt ra. Nhưng nó lại là chỉ số đánh giá sát sao khả năng đạt mục tiêu của Sale đó. Ngoài việc đặt ra các loại KPIs trên, thì đây nên là một loại KPIs mà các doanh nghiệp cần bổ sung.

KPIs cơ hội trong Hệ thống CRM của EZSale cho nhà quản trị nắm được triển vọng hoàn thành KPIs tổng của Sale đó. Từ đó dự đoán doanh số tổng của một tháng mà Sale thực hiện được. Nếu tình hình không khả quan, nhà quản trị có thể điều chỉnh ngay lập tức và đưa ra cách làm thế nào để đạt KPIs cơ hội đó.

Hơn nữa, chỉ số này còn khiến Sale có động lực thúc đẩy khách hàng ký hợp đồng thành công. Giúp tăng tỷ lệ chốt sale và gia tăng doanh số cho doanh nghiệp.

• Quản lý KPIs doanh số

KPIs doanh số là loại KPIs phổ thông nhất mà mọi phòng kinh doanh đều có. Với CRM của EZSale, KPIs doanh số được cập nhật trên 3 chỉ số cụ thể là Doanh số, Doanh thu và Hoa hồng. Tương ứng với Loại sản phẩm, Số nhu cầu, Nhu cầu thành công. Nhờ vậy mà nhà quản trị nắm được những thông số chi tiết và logic về kết quả mà Sales đạt được. Từ đó đưa ra những đánh giá phù hợp.

Nó cũng cho phép nhà quản trị theo dõi doanh số trên một Sale. Từ đó xác định năng lực cá nhân cũng như thiết lập cơ sở bán hàng cho phòng kinh doanh. Và đây cũng là chỉ số mà các nhà quản lý quan tâm hơn cả.

Việc quản lý KPIs đúng cách sẽ mang lại kết quả tích cực cho phòng kinh doanh nói chung và cả công ty nói riêng. Nó giống như kim chỉ nam dẫn đường cho mọi cá nhân đi đúng mục tiêu, hoàn thành trách nhiệm và có động lực phấn đấu.

Nếu như trước kia doanh nghiệp phải mệt mỏi khi quản lý KPIs với hàng tá giấy tờ, không được cập nhật liên tục (phải chờ báo cáo tuần, tháng, quý). Thì giờ đây, KPIs luôn trong tầm kiểm soát của nhà quản trị và cá nhân Sale. Bất kể ở đâu và lúc nào, công ty đều có thể theo dõi KPIs và làm việc ngay trên Hệ thống CRM với ứng dụng di động của EZSale. 

KẾT LUẬN

Để quản lý KPIs hiệu quả và chính xác, nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực. Liên hệ ngay đến EZSale để các chuyên gia tư vấn giải pháp của chúng tôi được giúp doanh nghiệp bạn bám sát KPIs và chạy thẳng tới thành công!

Ngoài việc quản lý KPIs thì việc giao KPIs đúng với năng lực của Sales cũng rất quan trọng. Để có thể giao KPI đúng, kiểm tra năng lực đầu vào của Sales là điều bắt buộc phải có. Tìm hiểu thêm về cách test năng lực đầu vào của sale trong  Series “Quản lý Sale như nào cho chuẩn?” tại đây!