Ngành giáo dục đang, đã và sẽ gặp rất nhiều thách thức bởi những yêu cầu chất lượng ngày càng cao của con người. Đòi hỏi trung tâm gia sư cũng cần nâng cấp không ngừng để làm hài lòng khách hàng cũng như gia tăng thị phần của mình. Từ đó rất nhiều giải pháp được đưa ra. Trong số đó, CRM trung tâm gia sư được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Hãy EZSale cùng tìm hiểu vai trò, lợi ích và quy trình sử dụng phần mềm ngay sau đây!

1. CRM trung tâm gia sư là gì?

CRM (Customer Relationship Management) trung tâm gia sư là hệ thống quản trị mối quan hệ với khách hàng, với những tính năng riêng biệt cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giáo dục gia đình.

Trong một trung tâm gia sư, việc quản lý thông tin đa dạng từ gia sự, học viên và gia đình là rất quan trọng. Thông tin lưu trữ bao gồm: thông tin cá nhân, hồ sơ giáo dục, kỹ năng của từng gia sư, học viên và cả gia đình, phụ huynh học viên. 

Chính vì vậy, việc lưu trữ thủ công sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Những sai sót có thể xảy ra như thất lạc, nhầm lẫn thông tin, khó truy xuất thông tin, rủi ro về bảo mật, khó mở rộng quy mô hoạt động,…

Giải pháp CRM cho trung tâm gia sư sẽ tối ưu hoá cho bạn. Không chỉ giới hạn ở việc quản lý thông tin, CRM cũng giúp tăng tương tác và chăm sóc khách hàng một cách chủ động hơn.

Tầm quan trọng của CRM trung tâm gia sư

2. Tại sao cần áp dụng CRM trong trung tâm gia sư?

Lĩnh vực giáo dục gia đình đang ngày càng phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý thông tin, cũng như tăng tương tác với khách hàng. Để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, áp dụng CRM trung tâm gia sư trở thành sự lựa chọn không thể bỏ qua với những lợi ích: 

• Cải thiện quản lý thông tin gia sư và học viên một cách hiệu quả.
• Nắm bắt thông tin khách hàng, tăng cường tương tác và chăm sóc khách hàng một cách chủ động.
• Hỗ trợ tối ưu hóa quy trình tuyển dụng gia sư, đảm bảo lựa chọn gia sư phù hợp và chất lượng cao nhất.
• Quản lý lịch học và lịch làm việc linh hoạt, tự động giao việc, giảm thiểu rủi ro về nhầm lẫn hoặc trùng lặp về lịch trình.
• Dự báo và quản lý nhu cầu gia sư và học viên, định hướng và phát triển bền vững cho trung tâm gia sư trên thị trường ngày càng cạnh tranh.

3. 5 tính năng hỗ trợ đắc lực có trong CRM cho trung tâm gia sư

Phân loại, giao việc, lưu trữ thông tin gia sư

Tạo hồ sơ cá nhân

Hồ sơ bao gồm thông tin cá nhân, học vấn, kỹ năng, và đánh giá từ các buổi dạy trước. Điều này giúp thông tin được lưu trữ khoa học và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Phân loại gia sư

Khi các thông tin được lưu trữ có cấu trúc, việc phân loại gia sư theo trình độ học vấn, chuyên môn, môn học sẽ không có gì khó.

Tự động giao việc

Đây là một trong những tính năng nổi bật. Đúng như tên gọi của nó, lịch dạy, làm việc sẽ được sắp xếp hoàn toàn tự động và thông minh, phù hợp với khả năng của gia sư.

Lưu trữ lịch sử làm việc

Tất cả lịch làm việc của gia sư sẽ được lưu lại, đảm bảo cho quá trình đánh giá và truy xuất thông tin nhanh chóng.

Tính năng của CRM trung tâm gia sư

Quản lý thông tin học viên và phụ huynh

Mọi thông tin của học viên đều sẽ được lưu trữ đồng nhất từ nhiều kênh, bao gồm: thông tin cá nhân, môn học, trình độ, lịch học, quá trình học,… 

Đặc biệt, CRM trung tâm gia sư còn ghi lại cuộc trò chuyện. trao đổi trước đó với phụ huynh, học viên. Điều này đảm bảo và tối ưu cá nhân hoá trong quá trình chăm sóc sau này.

Hỗ trợ tương tác và kết nối học viên và phụ huynh

Nhờ vào nguồn thông tin khách hàng đầy đủ và đồng nhất từ CRM, doanh nghiệp sẽ khai thác tối đa sức mạnh. Điều này giúp ích rất nhiều trong quá trình giải đáp thắc mắc, tư vấn thêm khóa học,… 

Khi được chăm sóc một cách cá nhân hóa, khách hàng sẽ không cảm thấy khó chịu khi trải nghiệm bị gián đoạn. Không dừng lại ở đó, họ sẽ cảm thấy hài lòng và đánh giá trung tâm cao hơn trong những lần có nhu cầu.

Theo dõi lịch học và lịch làm việc của gia sư và học viên

Theo dõi lịch học và lịch làm việc của gia sư và học viên là một phần quan trọng trong việc quản lý hiệu quả hoạt động của trung tâm gia sư. Nhờ thông tin lịch học, lịch dạy được ghi lại đầy đủ, việc theo dõi sẽ trở trên vô cùng dễ dàng.

Báo cáo tự động theo thời gian thực

Giải pháp CRM đem đến cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động hiện tại của trung tâm nhờ vào báo cáo Realtime. Doanh nghiệp được trả về báo cáo tự động về doanh thu học phí, thu chi của trung tâm, giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh. Cũng như dự đoán, lập kế hoạch tài chính một cách chính xác và khoa học hơn.

Hơn thế nữa, tính năng báo cáo, tổng kết dữ liệu còn giúp doanh nghiệp xác định được xu hướng và đưa ra chiến lược phù hợp của trung tâm trong tương lai.

4. 4 bước triển khai CRM trung tâm gia sư hiệu quả

Nghiên cứu và chọn lựa CRM phù hợp

Đầu tiên, trung tâm gia sư cần tìm hiểu và nghiên cứu các giải pháp CRM có sẵn trên thị trường, đảm bảo chọn lựa CRM phù hợp với nhu cầu và quy mô của trung tâm.

Xem xét các tính năng và ưu điểm của từng giải pháp, đảm bảo rằng CRM được chọn đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của trung tâm gia sư.

Để có được trải nghiệm tốt nhất, doanh nghiệp nên chọn đơn vị uy tín. Bạn cũng thể tham khảo giải pháp phần mềm quản lý khách hàng CRM. Với kinh nghiệm giúp đỡ cho hơn 50 doanh nghiệp lớn như: VPbank, Bảo hiểm Manulife, VietCredit, Sunshine Sky City,… Chúng tôi tự tin đem đến các giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.

CRM trung tâm gia sư của EZSale

Tùy chỉnh CRM cho phù hợp với quy trình hoạt động của trung tâm gia sư

Sau khi đã lựa chọn được CRM uy tín, trung tâm cần tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với quy trình và cách thức hoạt động của doanh nghiệp. 

Các công việc có thể kể đến như: tuỳ biến giao diện, cài đặt các phần mềm hỗ trợ, đồng bộ dữ liệu,…

Đào tạo nhân viên và giáo viên sử dụng CRM

Trung tâm cần đào tạo nhân viên và gia sư sử dụng hệ thống một cách thuần thục. Doanh nghiệp cũng có thể tổ chức các buổi đào tạo về cách sử dụng, tính năng, lợi ích để làm quen cũng như tận dụng tối đa công dụng của phần mềm CRM trong công việc hàng ngày.

Cải thiện và tối ưu hóa quy trình quản lý dựa trên dữ liệu từ CRM

Khi đã đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần tìm cách tận dụng hết dữ liệu từ CRM đưa ra để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh của mình. Bằng việc phân tích dữ liệu, chủ doanh nghiệp có thể tối ưu hoạt động dạy và học, nâng cao chất lượng dịch vụ, dự báo hoạt động trung tâm, đưa ra các quyết định chiến lược trong tương lai.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin về CRM trung tâm gia sư mà chúng tôi muốn chia sẻ. Nếu trung tâm của bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề quản lý và vận hành, đừng bỏ qua Hệ thống CRM – CDP + SmartCallCenter của EZSale. 

Với giải pháp CRM trung tâm gia sư từ EZsale, việc theo dõi lịch học, lịch trình gia sư và quản lý thông tin học viên trở nên đơn giản và hiệu quả. Chúng tôi tự tin khẳng định rằng, sự thuận tiện và hiệu quả mà CRM mang lại đã góp phần quan trọng trong sự phát triển vượt bậc của trung tâm gia sư. Hãy liên hệ ngay tới Hotline 098 154 9988 hoặc đăng kí tư vấn để được giải đáp thắc mắc và khó khăn ngay!